Xin nghỉ phép
Hướng dẫn nhân viên gửi đơn xin nghỉ phép trên hệ thống và trên ứng dụng di động, theo dõi trạng thái duyệt và huỷ đơn khi chưa được duyệt.
Giới thiệu
Đơn xin nghỉ phép được gửi trên hệ thống thay cho giấy tờ. Sau khi quản lý duyệt, số ngày nghỉ tự động phản ánh vào dữ liệu chấm công và bảng lương, không cần nhập lại.
Gửi đơn xin nghỉ
-
Chọn Chấm công → Duyệt nghỉ phép, sau đó chọn Thêm mới.
-
Khai báo nội dung đơn.
-
Chọn Lưu để gửi.
| Chỉ tiêu | Nội dung khai báo |
|---|---|
| Ngày nghỉ | Ngày cần nghỉ. Mỗi đơn tương ứng một ngày. |
| Loại nghỉ | Nghỉ phép năm, nghỉ không lương, nghỉ ốm hoặc loại khác đã khai báo. |
| Số công nghỉ | Nghỉ cả ngày là 1 công, nghỉ nửa ngày là 0,5 công. |
| Từ giờ, Đến giờ | Khung giờ nghỉ, dùng khi nghỉ nửa ngày hoặc vài tiếng. |
| Lý do nghỉ | Nội dung trình bày để quản lý xem xét. |
Đơn gửi đi ở trạng thái Chờ duyệt và hiển thị trong danh sách cần xử lý của quản lý.
Trạng thái đơn
| Trạng thái | Ý nghĩa | Ảnh hưởng tới lương |
|---|---|---|
| Chờ duyệt | Đơn đã gửi, quản lý chưa xử lý. | Chưa ảnh hưởng. |
| Đã duyệt | Quản lý đã đồng ý. | Ngày nghỉ được ghi nhận vào dữ liệu công. |
| Từ chối | Quản lý không đồng ý, có ghi chú lý do. | Không ảnh hưởng, ngày đó vẫn tính là ngày làm việc. |
Gửi đơn trên ứng dụng di động
Nhân viên có thể gửi đơn ngay trên ứng dụng MyGara, tại mục Chấm công → Nghỉ phép. Thao tác tương tự: chọn ngày, loại nghỉ, số công, giờ và lý do.
Danh sách đơn trên ứng dụng hiển thị trạng thái duyệt kèm ghi chú của quản lý, giúp nhân viên theo dõi mà không cần mở máy tính.
Huỷ đơn
Đơn chưa được duyệt có thể huỷ. Đơn đã duyệt không huỷ được; trường hợp cần điều chỉnh, đề nghị quản lý xử lý hoặc kế toán sửa trực tiếp dữ liệu chấm công.
Quy tắc của hệ thống
-
Mỗi nhân viên chỉ có một đơn nghỉ trong một ngày. Gửi đơn thứ hai cho cùng ngày sẽ bị từ chối.
-
Nhân viên chỉ xem được đơn của mình. Quản lý xem được đơn của nhân sự thuộc phạm vi phụ trách.
-
Đơn nghỉ ảnh hưởng tới lương ngay khi được duyệt, kể cả với tháng đã qua nếu kỳ lương chưa chốt.
Khuyến nghị
-
Gửi đơn trước ngày nghỉ. Đơn gửi sau làm quản lý khó đối chiếu và dễ bị bỏ sót khi tính lương.
-
Ghi rõ lý do. Quản lý duyệt nhanh hơn khi không phải hỏi lại.
-
Kiểm tra trạng thái đơn trước kỳ lương. Đơn còn ở trạng thái chờ duyệt sẽ không được tính.
Xử lý sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân và cách xử lý |
|---|---|
| Hệ thống báo đã có đơn nghỉ trong ngày này | Đã gửi đơn cho cùng ngày. Kiểm tra danh sách đơn, huỷ đơn cũ nếu cần sửa. |
| Không huỷ được đơn | Đơn đã được quản lý duyệt. Liên hệ quản lý hoặc kế toán để điều chỉnh. |
| Đã nghỉ nhưng lương vẫn trừ như nghỉ không phép | Đơn chưa được duyệt, hoặc chọn sai loại nghỉ. |
| Không thấy loại nghỉ cần chọn | Loại nghỉ chưa được khai báo tại Khai báo → Loại nghỉ phép. |