Quản lý hợp đồng bán hàng

Hướng dẫn khai báo hợp đồng bán, liên kết hợp đồng với các đơn hàng phát sinh và theo dõi giá trị đã thực hiện so với giá trị hợp đồng.

Giới thiệu

Hợp đồng bán hàng được sử dụng khi đơn vị ký kết thỏa thuận dài hạn với khách hàng, trong đó một hợp đồng phát sinh nhiều đơn hàng theo từng lượt xe hoặc từng đợt giao. Chức năng này giúp theo dõi giá trị đã thực hiện so với giá trị cam kết.

Với khách lẻ giao dịch một lần, không cần khai báo hợp đồng; đơn hàng là đủ.

Bước 1 — Khai báo hợp đồng

Chọn Kế toán → Hợp đồng bán, sau đó chọn Thêm mới.

Chỉ tiêu	Nội dung khai báo
Khách hàng	Đối tác ký hợp đồng. Thông tin pháp lý lấy từ hồ sơ khách hàng.
Số hợp đồng	Số hiệu theo văn bản đã ký.
Ngày ký, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc	Thời điểm ký kết và hiệu lực của hợp đồng.
Giá trị hợp đồng	Tổng giá trị cam kết, là cơ sở đối chiếu với giá trị đã thực hiện.
Danh sách hạng mục	Các sản phẩm, dịch vụ thuộc phạm vi hợp đồng kèm số lượng và đơn giá.
Nội dung, Ghi chú	Điều khoản cần lưu ý trong quá trình thực hiện.

Biểu mẫu khai báo hợp đồng bán

Bước 2 — Liên kết đơn hàng với hợp đồng

Có hai cách gắn đơn hàng vào hợp đồng:

Cách thực hiện	Thao tác
Từ đơn hàng	Khi lập đơn, chọn hợp đồng tương ứng tại chỉ tiêu Mã hợp đồng.
Từ hợp đồng	Mở chi tiết hợp đồng, sử dụng chức năng liên kết đơn hàng để tìm và gắn các đơn đã lập.

Một hợp đồng liên kết được nhiều đơn hàng. Có thể gỡ liên kết khi gắn nhầm.

Bước 3 — Theo dõi tiến độ thực hiện

Màn hình chi tiết hợp đồng hiển thị danh sách đơn hàng đã liên kết cùng tổng giá trị đã thực hiện, cho phép so sánh với giá trị cam kết ban đầu.

Chỉ tiêu theo dõi	Ý nghĩa
Giá trị hợp đồng	Giá trị cam kết theo văn bản đã ký.
Giá trị đã thực hiện	Tổng giá trị các đơn hàng đã liên kết.
Giá trị còn lại	Phần chưa thực hiện, cơ sở lập kế hoạch cho các đợt tiếp theo.

In hợp đồng

Từ màn hình chi tiết, chọn chức năng in để xuất hợp đồng theo mẫu. Nội dung mẫu được khai báo tại Cài đặt → Mẫu hợp đồng, trong đó các thông tin đơn vị, khách hàng và danh sách hạng mục được điền tự động.

Khuyến nghị

Chỉ dùng hợp đồng cho khách hàng ký kết dài hạn. Khai báo hợp đồng cho mọi giao dịch lẻ làm tăng khối lượng nhập liệu mà không mang lại giá trị quản trị.
Liên kết đơn hàng ngay khi lập. Gắn liên kết sau nhiều tháng dễ bỏ sót và làm sai lệch tiến độ thực hiện.
Khai báo đầy đủ thông tin pháp lý của khách hàng trước khi in hợp đồng: tên trên hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện và chức vụ.

Xử lý sự cố thường gặp

Hiện tượng	Nguyên nhân và cách xử lý
Không tìm thấy hợp đồng khi lập đơn hàng	Hợp đồng chưa được khai báo, hoặc đang thuộc nhóm hợp đồng mua thay vì hợp đồng bán.
Giá trị đã thực hiện thấp hơn thực tế	Còn đơn hàng chưa được liên kết với hợp đồng.
Hợp đồng in ra thiếu thông tin người đại diện	Hồ sơ khách hàng chưa khai báo Người đại diện và Chức vụ.
Một đơn hàng bị tính vào hai hợp đồng	Đơn đã được liên kết hai lần. Mở chi tiết hợp đồng và gỡ liên kết thừa.

Tài liệu liên quan

Lưu bài hướng dẫn này

Tải bản PDF