Theo dõi công nợ phải thu khách hàng
Hướng dẫn sử dụng bộ báo cáo công nợ phải thu: chi tiết theo khách hàng, theo hóa đơn, theo tuổi nợ và bảng tổng hợp số dư đầu kỳ, phát sinh, số dư cuối kỳ.
Giới thiệu
Công nợ phải thu phát sinh khi đơn hàng được nghiệm thu nhưng khách hàng chưa thanh toán hết. MyGara cung cấp nhiều góc nhìn về công nợ để phục vụ các mục đích khác nhau: đối chiếu với khách hàng, đôn đốc thu hồi và lập báo cáo tài chính.
Các báo cáo công nợ phải thu
| Báo cáo | Nội dung | Sử dụng khi |
|---|---|---|
| Công nợ khách hàng | Số dư công nợ hiện tại của từng khách hàng. | Nắm nhanh tổng quan công nợ toàn đơn vị. |
| Chi tiết công nợ phải thu khách hàng | Toàn bộ phát sinh tăng, giảm theo trình tự thời gian của một khách hàng. | Đối chiếu với khách hàng, giải trình chênh lệch. |
| Chi tiết phải thu theo hóa đơn | Công nợ gắn với từng hóa đơn đã xuất. | Theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn. |
| Chi tiết phải thu theo tuổi nợ | Phân loại công nợ theo số ngày quá hạn. | Đôn đốc thu hồi, đánh giá rủi ro. |
| Tổng hợp công nợ phải thu khách hàng | Số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ theo từng khách hàng. | Lập báo cáo tài chính, đối chiếu với sổ kế toán. |
| Tổng hợp thanh toán công nợ khách hàng | Các khoản đã thanh toán trong kỳ. | Đánh giá tiến độ thu hồi công nợ. |
Các báo cáo nằm tại Kế toán → Công nợ và Bán hàng → Báo cáo.
Sử dụng báo cáo tổng hợp công nợ phải thu
Đây là báo cáo dùng nhiều nhất khi khóa sổ kỳ kế toán.
-
Chọn khoảng thời gian cần xem.
-
Chọn tài khoản công nợ nếu đơn vị theo dõi trên nhiều tài khoản.
-
Sử dụng bộ lọc theo giá trị để giới hạn phạm vi, ví dụ chỉ hiển thị khách hàng có số dư cuối kỳ lớn hơn một mức nhất định.
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Mã khách hàng | Ghép từ mã số thuế và tên khách hàng. |
| Tên khách hàng | Tên trên hóa đơn, nếu chưa khai báo thì lấy tên giao dịch. |
| Số dư đầu kỳ | Công nợ tại thời điểm bắt đầu kỳ, tách theo bên Nợ và bên Có. |
| Phát sinh trong kỳ | Giá trị đơn hàng nghiệm thu và các khoản đã thu trong kỳ. |
| Số dư cuối kỳ | Công nợ còn lại tại thời điểm kết thúc kỳ. |
Theo dõi công nợ theo tuổi nợ
Báo cáo tuổi nợ phân loại các khoản phải thu theo số ngày kể từ ngày đến hạn thanh toán, giúp xác định thứ tự ưu tiên khi đôn đốc thu hồi. Ngày đến hạn được lấy từ chỉ tiêu Ngày hẹn thanh toán hoặc Số ngày nợ khai báo trên đơn hàng, vì vậy cần khai báo hai chỉ tiêu này khi lập đơn.
Khuyến nghị
-
Khai báo ngày hẹn thanh toán trên mọi đơn hàng bán chịu. Không có chỉ tiêu này, báo cáo tuổi nợ không phân loại được khoản phải thu.
-
Gắn phiếu thu với đơn hàng cụ thể. Phiếu thu không gắn đơn sẽ làm công nợ theo hóa đơn không khớp, dù tổng số dư vẫn đúng.
-
Đối chiếu định kỳ giữa báo cáo công nợ và sổ kế toán. Chênh lệch thường xuất phát từ chứng từ hạch toán ngoài luồng đơn hàng.
Xử lý sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân và cách xử lý |
|---|---|
| Đơn đã nghiệm thu nhưng không xuất hiện trên báo cáo công nợ | Ngày trả của đơn nằm ngoài khoảng thời gian đang lọc. Mở rộng khoảng ngày để kiểm tra. |
| Khách hàng đã thanh toán nhưng công nợ chưa giảm | Phiếu thu chưa được gắn với đơn hàng. Mở phiếu thu và bổ sung phân bổ theo đơn. |
| Một khách hàng xuất hiện nhiều dòng trên báo cáo | Khách hàng bị khai báo trùng trong danh mục. Hợp nhất về một hồ sơ. |
| Báo cáo tuổi nợ xếp toàn bộ vào nhóm quá hạn | Đơn hàng chưa khai báo ngày hẹn thanh toán nên hệ thống lấy ngày trả làm mốc. |