Khai báo nhà cung cấp
Hướng dẫn lập hồ sơ nhà cung cấp và danh mục nhà cung cấp làm cơ sở cho đơn mua hàng, công nợ phải trả và bảng kê hóa đơn mua vào.
Giới thiệu
Hồ sơ nhà cung cấp là dữ liệu nền của phân hệ mua hàng. Thông tin khai báo tại đây được sử dụng khi lập đơn mua, theo dõi công nợ phải trả và lập bảng kê hóa đơn mua vào phục vụ kê khai thuế.
Bước 1 — Khai báo danh mục nhà cung cấp
Chọn Mua hàng → Danh mục nhà cung cấp để phân nhóm theo loại hàng cung cấp, ví dụ phụ tùng chính hãng, sơn và vật tư, dịch vụ thuê ngoài.
Danh mục giúp lọc nhanh khi lập đơn mua và phân tích cơ cấu chi phí theo nhóm nhà cung cấp.
Bước 2 — Lập hồ sơ nhà cung cấp
Chọn Kế toán → Nhà cung cấp, sau đó chọn Thêm mới.
| Chỉ tiêu | Nội dung khai báo |
|---|---|
| Tên nhà cung cấp | Tên giao dịch, hiển thị khi tìm kiếm và trên chứng từ nội bộ. |
| Nhóm | Danh mục nhà cung cấp đã khai báo ở bước trên. |
| Số điện thoại, Email, Địa chỉ | Thông tin liên hệ phục vụ đặt hàng và đối chiếu công nợ. |
| MST | Mã số thuế. Đây là chỉ tiêu bắt buộc trên bảng kê hóa đơn mua vào. |
| Tên hóa đơn, Địa chỉ hóa đơn | Thông tin pháp lý ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng, nếu khác tên giao dịch. |
| Người đại diện, Chức vụ | Thông tin ký kết hợp đồng và biên bản đối chiếu công nợ. |
Đối tác vừa mua vừa bán
Một số đối tác vừa là nhà cung cấp vừa là khách hàng, chẳng hạn gara đối tác vừa mua phụ tùng vừa gửi xe sang làm dịch vụ. Trường hợp này chỉ cần một hồ sơ được đánh dấu thuộc cả hai vai trò.
Khi đó có thể sử dụng nghiệp vụ bù trừ công nợ để cấn trừ giữa khoản phải thu và khoản phải trả, thay vì thanh toán hai chiều. Xem bài Đối chiếu và thông báo công nợ khách hàng.
Khuyến nghị
-
Khai báo mã số thuế ngay khi lập hồ sơ. Thiếu chỉ tiêu này, bảng kê hóa đơn mua vào sẽ để trống cột mã số thuế người bán và không đủ căn cứ kê khai thuế.
-
Không tạo hồ sơ trùng. Một nhà cung cấp bị khai nhiều lần sẽ làm phân tán công nợ và sai lệch báo cáo tổng hợp mua hàng.
-
Ghi nhận điều khoản thanh toán trong ghi chú. Thông tin về thời hạn công nợ và chiết khấu thanh toán sớm giúp bộ phận kế toán chủ động sắp xếp dòng tiền.
Xử lý sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân và cách xử lý |
|---|---|
| Không tìm thấy nhà cung cấp khi lập đơn mua | Hồ sơ chưa được khai báo, hoặc đang được đánh dấu chỉ là khách hàng. |
| Bảng kê hóa đơn mua vào trống cột mã số thuế | Hồ sơ nhà cung cấp chưa khai báo MST. |
| Công nợ một nhà cung cấp bị tách nhiều dòng | Nhà cung cấp bị khai báo trùng. Hợp nhất về một hồ sơ và điều chỉnh các đơn mua liên quan. |