Bảng kê hóa đơn bán ra và mua vào

Hướng dẫn sử dụng hai bảng kê hóa đơn: cách hệ thống nhóm hóa đơn theo thuế suất, xử lý khối cảnh báo đơn thiếu số hóa đơn và đối chiếu số tổng.

Giới thiệu

Hai bảng kê liệt kê từng hóa đơn phát sinh trong kỳ, là cơ sở lập tờ khai thuế giá trị gia tăng và là tài liệu đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.

Bảng kê	Nguồn dữ liệu
Hóa đơn bán ra	Đơn hàng bán đã khai báo số hóa đơn và ngày hóa đơn.
Hóa đơn mua vào	Đơn mua hàng đã khai báo số hóa đơn và ngày hóa đơn.

Hóa đơn được xếp vào kỳ kê khai theo ngày hóa đơn, không phải ngày lập đơn hàng.

Bố cục bảng kê

Bảng kê chia thành bốn nhóm theo thuế suất, mỗi nhóm có dòng tổng riêng:

Nhóm	Nội dung
Nhóm 1	Hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng.
Nhóm 2	Chịu thuế suất 0%.
Nhóm 3	Chịu thuế suất 5%.
Nhóm 4	Chịu thuế suất 10%, bao gồm cả hàng được giảm còn 8% theo Nghị quyết.

Cuối bảng là các dòng tổng theo đúng mẫu: bảng kê bán ra có hai dòng tổng, bảng kê mua vào có năm dòng tổng gồm cả phần hàng nhập khẩu.

Bảng kê hóa đơn bán ra với các nhóm thuế suất

Các cột trên bảng kê

Cột	Nội dung
Số hóa đơn, Ngày lập hóa đơn	Lấy từ đơn hàng hoặc đơn mua.
Tên người mua / người bán	Tên trên hóa đơn khai trong hồ sơ đối tượng; nếu chưa khai thì lấy tên giao dịch.
Mã số thuế	Lấy từ hồ sơ khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Doanh thu / Giá trị chưa có thuế	Giá trị chưa thuế của hóa đơn.
Thuế GTGT	Số thuế trên hóa đơn.
Ghi chú	Hiển thị thuế suất thực tế của hóa đơn, giúp phân biệt hàng 8% với hàng 10% trong cùng nhóm 4.
Mã tra cứu, Đường dẫn tra cứu	Thông tin hóa đơn điện tử. Cột đường dẫn có liên kết mở trực tiếp trang tra cứu.
Số phiếu	Số hiệu đơn hàng hoặc đơn mua tương ứng, dùng để truy ngược về chứng từ gốc.

Khối cảnh báo

Ngay dưới tiêu đề báo cáo, hệ thống hiển thị khối cảnh báo màu vàng liệt kê các đơn có phát sinh thuế nhưng chưa nhập số hóa đơn trong kỳ, kèm số phiếu, ngày, đối tượng, thuế suất và số tiền.

Các đơn này chưa được đưa vào bảng kê. Cần mở từng đơn, bổ sung số hóa đơn và ngày hóa đơn, sau đó xem lại bảng kê.

Khi không còn đơn nào thiếu, khối cảnh báo chuyển sang màu xanh với thông báo xác nhận.

Trường hợp thuế suất ghi thiếu trên đơn

Một số đơn có thể ghi thiếu thuế suất nhưng vẫn có số tiền thuế. Hệ thống tự suy ngược thuế suất thực tế từ tỷ lệ giữa tiền thuế và tiền chưa thuế, rồi xếp hóa đơn vào nhóm đúng.

Nhờ vậy hóa đơn không bị rơi nhầm vào nhóm thuế suất 0%. Thuế suất suy ra được hiển thị ở cột Ghi chú để kế toán kiểm tra lại.

Đối chiếu số tổng

Số liệu	Đối chiếu với
Tổng doanh thu bán ra chịu thuế	Chỉ tiêu 27 trên tờ khai.
Tổng thuế GTGT bán ra	Chỉ tiêu 35 trên tờ khai và phát sinh Có tài khoản 3331.
Tổng giá trị mua vào	Chỉ tiêu 23 trên tờ khai.
Tổng thuế GTGT mua vào	Chỉ tiêu 24 trên tờ khai và phát sinh Nợ tài khoản 133.

Khuyến nghị

Nhập số hóa đơn ngay khi xuất hoặc nhận hóa đơn. Đây là cách duy nhất tránh sót khi kê khai.
Kiểm tra khối cảnh báo mỗi tháng, không đợi tới hạn kê khai. Bổ sung số hóa đơn của nhiều tháng cùng lúc rất dễ nhầm.
Khai báo mã số thuế cho mọi khách hàng doanh nghiệp và nhà cung cấp. Cột mã số thuế để trống là lỗi thường bị cơ quan thuế nhắc.
Xuất Excel lưu theo từng kỳ. Phục vụ đối chiếu về sau và giải trình khi thanh tra thuế.

Xử lý sự cố thường gặp

Hiện tượng	Nguyên nhân và cách xử lý
Hóa đơn không xuất hiện trên bảng kê	Đơn chưa nhập số hóa đơn, hoặc ngày hóa đơn nằm ngoài kỳ đang xem. Kiểm tra khối cảnh báo.
Cột mã số thuế để trống	Hồ sơ khách hàng hoặc nhà cung cấp chưa khai báo MST.
Hóa đơn nằm sai nhóm thuế suất	Kiểm tra cột Ghi chú xem thuế suất hệ thống nhận diện có đúng không, sau đó sửa lại thuế suất trên đơn.
Tổng bảng kê khác tờ khai	Hai báo cáo lấy chung nguồn nên thường khớp. Nếu lệch, kiểm tra hai màn hình có đang xem cùng kỳ hay không.

Tài liệu liên quan

Lưu bài hướng dẫn này

Tải bản PDF