Khai báo danh mục sản phẩm, dịch vụ

Hướng dẫn xây dựng cây danh mục và khai báo sản phẩm, phụ tùng, dịch vụ để sử dụng khi lập đơn hàng bán, đơn mua hàng và quản lý tồn kho.

Giới thiệu

Danh mục sản phẩm, dịch vụ là dữ liệu nền của các phân hệ bán hàng, mua hàng và kho. Mọi dòng hạng mục trên đơn hàng đều tham chiếu tới bản ghi trong danh mục này, do đó cần khai báo trước khi phát sinh nghiệp vụ.

Hệ thống phân biệt hai loại: sản phẩm (phụ tùng, vật tư — có theo dõi tồn kho) và dịch vụ (công việc thực hiện tại xưởng — không theo dõi tồn kho).

Bước 1 — Xây dựng cây danh mục

Chọn Sản phẩm → Danh mục sản phẩm, sau đó chọn Thêm mới.

Chỉ tiêu	Nội dung khai báo
Tên danh mục	Tên nhóm hàng hóa hoặc nhóm dịch vụ.
Danh mục cha	Để trống nếu là danh mục cấp một; chọn danh mục cấp trên để tạo cây phân cấp.
Thứ tự	Vị trí hiển thị trong danh sách.
Tên hóa đơn	Tên sử dụng khi xuất hóa đơn, nếu khác tên nội bộ.

Danh mục dịch vụ được khai báo riêng tại mục danh mục dịch vụ, tách khỏi danh mục hàng hóa.

Cây danh mục sản phẩm, dịch vụ

Bước 2 — Khai báo sản phẩm, dịch vụ

Chọn Sản phẩm → Sản phẩm, sau đó chọn Thêm mới.

Thông tin cơ bản

Chỉ tiêu	Nội dung khai báo
Tên sản phẩm	Tên hiển thị khi tìm kiếm và in trên chứng từ.
Mã	Mã nội bộ. Nên đặt theo quy tắc thống nhất để thuận tiện tra cứu và kiểm kê.
Danh mục	Nhóm mà sản phẩm trực thuộc, là căn cứ cho báo cáo theo nhóm hàng.
Đơn vị	Đơn vị tính: cái, bộ, lít, lần.
Giá bán	Đơn giá bán mặc định, tự áp khi lập đơn hàng.
Giá mua	Đơn giá mua tham chiếu khi lập đơn mua hàng.

Phân loại và phạm vi sử dụng

Chỉ tiêu	Ý nghĩa
Dịch vụ	Đánh dấu nếu là dịch vụ. Hạng mục dịch vụ không phát sinh nhập xuất kho và không tính tồn.
Bán	Cho phép chọn khi lập đơn hàng bán. Không đánh dấu thì hạng mục không xuất hiện trong gợi ý ở màn hình bán hàng.
Mua	Cho phép chọn khi lập đơn mua hàng.
Ko CK	Loại hạng mục khỏi phạm vi tính chiết khấu cho khách hàng.
Dòng xe, Kích thước	Thuộc tính kỹ thuật, dùng để lọc và để thiết lập bảng giá theo kích thước lazang.
Loại, Số tháng khấu hao	Áp dụng cho hạng mục là tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ cần phân bổ dần.
Vật tư mặc định	Danh sách vật tư tiêu hao khi thực hiện dịch vụ, là cơ sở lập định mức nguyên vật liệu.

Biểu mẫu khai báo sản phẩm, dịch vụ

Chọn Lưu để hoàn tất.

Bước 3 — Thiết lập bảng giá theo nhóm khách hàng

Trường hợp đơn vị áp dụng nhiều mức giá cho cùng một dịch vụ theo từng đối tượng khách hàng (khách lẻ, gara, đại lý), sử dụng chức năng bảng giá dịch vụ thay vì sửa đơn giá thủ công trên từng đơn hàng.

Tham khảo bài Hướng dẫn khai báo Bảng giá dịch vụ theo nhóm khách hàng.

Khuyến nghị

Thống nhất quy ước đặt mã trước khi nhập liệu. Việc đổi mã sau khi đã phát sinh chứng từ gây khó khăn khi đối chiếu số liệu lịch sử.
Xây dựng cây danh mục ở mức vừa phải. Hai đến ba cấp là đủ cho phần lớn gara; phân cấp quá sâu làm chậm thao tác tìm kiếm.
Đánh dấu đúng chỉ tiêu Dịch vụ. Hạng mục là dịch vụ nhưng bị khai thành sản phẩm sẽ phát sinh yêu cầu xuất kho và làm sai số liệu tồn.
Khai báo vật tư mặc định cho dịch vụ chính. Hệ thống dự tính được lượng vật tư tiêu hao, phục vụ kiểm soát định mức và giá vốn.

Xử lý sự cố thường gặp

Hiện tượng	Nguyên nhân và cách xử lý
Không tìm thấy hạng mục khi lập đơn hàng bán	Hạng mục chưa được đánh dấu chỉ tiêu Bán.
Không tìm thấy hạng mục khi lập đơn mua hàng	Hạng mục chưa được đánh dấu chỉ tiêu Mua.
Dịch vụ bị yêu cầu xuất kho	Hạng mục chưa được đánh dấu là Dịch vụ. Mở hồ sơ sản phẩm và bổ sung.
Đơn giá trên đơn hàng khác giá bán đã khai báo	Khách hàng thuộc nhóm có bảng giá riêng; bảng giá theo nhóm được ưu tiên hơn giá bán mặc định.
Báo cáo theo nhóm hàng thiếu số liệu	Sản phẩm chưa được gán danh mục.

Tài liệu liên quan

Lưu bài hướng dẫn này

Tải bản PDF