Trình tự chuẩn bị dữ liệu ban đầu
Danh mục công việc cần hoàn tất theo thứ tự khi mới triển khai MyGara, từ khai báo thông tin đơn vị, cơ cấu tổ chức, người dùng cho tới danh mục hàng hóa dịch vụ và số dư đầu kỳ.
Giới thiệu
Việc khai báo dữ liệu nền theo đúng trình tự giúp rút ngắn thời gian triển khai và hạn chế phải nhập lại. Nguyên tắc chung là khai báo dữ liệu nền trước, phát sinh nghiệp vụ sau: một chứng từ chỉ lập được khi các danh mục mà nó tham chiếu đã tồn tại.
Tài liệu này liệt kê toàn bộ các bước theo thứ tự khuyến nghị, kèm mức độ ưu tiên để đơn vị có thể đưa hệ thống vào vận hành sớm và bổ sung dần các phần còn lại.
Giai đoạn 1 — Thông tin nền của đơn vị
| Thứ tự | Nội dung khai báo | Vị trí | Mức độ |
|---|---|---|---|
| 1 | Thông tin đơn vị: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, hotline, logo | Cài đặt → Thông tin | Bắt buộc |
| 2 | Tài khoản ngân hàng dùng để in trên chứng từ | Cài đặt → Thông tin thanh toán | Bắt buộc |
| 3 | Cấu hình chung: thuế suất giá trị gia tăng, mức giảm trừ gia cảnh, tiền công đoàn | Cài đặt → Cài đặt chung | Bắt buộc |
| 4 | Chi nhánh và kho hàng | Khai báo → Chi nhánh, Kho hàng | Bắt buộc |
| 5 | Phòng ban, chức vụ | Khai báo → Phòng ban, Chức vụ | Khuyến nghị |
Giai đoạn 2 — Người dùng và phân quyền
| Thứ tự | Nội dung khai báo | Vị trí | Mức độ |
|---|---|---|---|
| 6 | Nhóm quyền và phạm vi truy cập của từng nhóm | Cài đặt → Phân quyền | Bắt buộc |
| 7 | Hồ sơ nhân viên và tài khoản đăng nhập | Nhân viên | Bắt buộc |
Khai báo nhóm quyền trước khi tạo tài khoản để có thể gán quyền ngay khi lập hồ sơ nhân viên.
Giai đoạn 3 — Danh mục hàng hóa, dịch vụ và khách hàng
| Thứ tự | Nội dung khai báo | Vị trí | Mức độ |
|---|---|---|---|
| 8 | Danh mục sản phẩm, dịch vụ | Sản phẩm → Danh mục sản phẩm | Bắt buộc |
| 9 | Sản phẩm, phụ tùng và dịch vụ | Sản phẩm → Sản phẩm | Bắt buộc |
| 10 | Hãng xe, kích thước lazang | Khai báo → Hãng xe, Kích thước | Khuyến nghị |
| 11 | Nhóm khách hàng và bảng giá theo nhóm | Khách hàng → Nhóm khách hàng | Khuyến nghị |
| 12 | Danh sách khách hàng và nhà cung cấp | Khách hàng, Nhà cung cấp | Có thể nhập dần |
Giai đoạn 4 — Dữ liệu kế toán và số dư đầu kỳ
| Thứ tự | Nội dung khai báo | Vị trí | Mức độ |
|---|---|---|---|
| 13 | Hệ thống tài khoản kế toán | Khai báo → Tài khoản kế toán | Bắt buộc nếu sử dụng phân hệ kế toán |
| 14 | Loại thu tiền, loại chi tiền, danh sách ngân hàng | Khai báo → Loại thu tiền, Loại chi tiền, Ngân hàng | Bắt buộc nếu sử dụng phân hệ kế toán |
| 15 | Tồn kho đầu kỳ | Kho → Nhập kho | Bắt buộc khi bắt đầu theo dõi kho |
| 16 | Công nợ phải thu, phải trả đầu kỳ | Kế toán → Chứng từ nghiệp vụ khác | Bắt buộc khi bắt đầu theo dõi công nợ |
Giai đoạn 5 — Chứng từ và biểu mẫu
| Thứ tự | Nội dung khai báo | Vị trí | Mức độ |
|---|---|---|---|
| 17 | Mẫu văn bản: báo giá, đề nghị thanh toán, biên bản nghiệm thu | Khai báo → Mẫu văn bản | Khuyến nghị |
| 18 | Trạng thái đơn, tiến độ xử lý, kênh bán | Khai báo → Trạng thái đơn, Tiến độ xử lý, Kênh bán | Khuyến nghị |
Phương án triển khai rút gọn
Trường hợp cần đưa hệ thống vào sử dụng ngay, đơn vị có thể hoàn tất các mục sau và bổ sung phần còn lại trong quá trình vận hành:
-
Thông tin đơn vị và cấu hình thuế suất (mục 1, 3).
-
Một chi nhánh và một kho hàng (mục 4).
-
Tài khoản cho các nhân sự trực tiếp sử dụng (mục 6, 7).
-
Danh mục dịch vụ đang khai thác (mục 8, 9).
Với bốn nhóm dữ liệu trên, đơn vị đã có thể lập đơn hàng và theo dõi công nợ khách hàng.
Khuyến nghị
-
Thống nhất quy ước đặt mã trước khi nhập liệu. Mã sản phẩm, mã khách hàng nên theo một quy tắc chung; việc sửa lại sau khi đã phát sinh chứng từ tốn nhiều thời gian đối chiếu.
-
Xác định mốc bắt đầu số liệu. Chọn một ngày làm mốc, nhập tồn kho và công nợ tại thời điểm đó, các nghiệp vụ sau mốc mới nhập vào hệ thống.
-
Nhập thử một chu trình đầy đủ trước khi triển khai diện rộng: lập đơn hàng, xuất kho, thu tiền, đối chiếu báo cáo. Cách này giúp phát hiện sớm các khai báo còn thiếu.