Khai báo thông tin đơn vị và cấu hình chung

Hướng dẫn khai báo thông tin pháp lý của đơn vị, tài khoản ngân hàng in trên chứng từ và các tham số cấu hình chung như thuế suất giá trị gia tăng, mức giảm trừ gia cảnh.

Giới thiệu

Thông tin đơn vị được sử dụng trên toàn bộ chứng từ in ra: báo giá, đề nghị thanh toán, biên bản nghiệm thu, phiếu thu chi, phiếu nhập xuất kho và các báo cáo tài chính. Các tham số cấu hình chung quyết định cách hệ thống tính thuế và tính lương.

Đây là nhóm khai báo cần hoàn tất đầu tiên khi triển khai hệ thống.

Điều kiện thực hiện

Tài khoản thực hiện phải được cấp quyền truy cập phân hệ Cấu hình. Thông thường quyền này chỉ cấp cho chủ đơn vị hoặc kế toán trưởng.

Bước 1 — Khai báo thông tin đơn vị

Truy cập Cài đặt → Thông tin và khai báo các chỉ tiêu sau:

Chỉ tiêu	Nội dung khai báo	Phạm vi sử dụng
Tên công ty	Tên đầy đủ theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.	Tiêu đề mọi chứng từ và báo cáo
Mã số thuế	Mã số thuế của đơn vị.	Chứng từ, báo cáo tài chính, tờ khai thuế
Địa chỉ trụ sở	Địa chỉ đăng ký kinh doanh.	Chứng từ và báo cáo
Địa chỉ công ty	Địa chỉ giao dịch thực tế, nếu khác trụ sở.	Chứng từ giao dịch
Hotline, Email	Thông tin liên hệ của đơn vị.	Chứng từ giao cho khách hàng
Tỉnh/TP, Nơi cấp	Địa bàn hoạt động và nơi cấp mã số thuế.	Hồ sơ pháp lý
Thời gian làm việc	Khung giờ làm việc của đơn vị.	Thông tin hiển thị
Áp dụng chiết khấu (CK)	Bật khi đơn vị có chính sách chiết khấu cho khách hàng. Khi tắt, các chỉ tiêu chiết khấu được ẩn khỏi màn hình bán hàng và báo cáo.	Bán hàng, công nợ, báo cáo
Logo	Ảnh đại diện của đơn vị, in trên đầu chứng từ.	Chứng từ in

Chọn Cập nhật để lưu.

Màn hình Cài đặt → Thông tin

Bước 2 — Khai báo tài khoản ngân hàng

Truy cập Cài đặt → Thông tin thanh toán. Đây là tài khoản in trên đề nghị thanh toán và các chứng từ gửi khách hàng.

Chỉ tiêu	Nội dung khai báo
STK	Số tài khoản của đơn vị.
CTK	Tên chủ tài khoản, ghi đúng như đăng ký tại ngân hàng.
Ngân hàng	Tên ngân hàng và chi nhánh mở tài khoản.

Trường hợp đơn vị sử dụng nhiều tài khoản ngân hàng để hạch toán thu chi, khai báo bổ sung tại Khai báo → Ngân hàng. Danh sách này phục vụ phân hệ kế toán, khác với tài khoản in trên chứng từ ở trên.

Bước 3 — Khai báo tham số cấu hình chung

Truy cập Cài đặt → Cài đặt chung.

Tham số	Ý nghĩa	Ảnh hưởng tới
Phần trăm VAT	Thuế suất giá trị gia tăng mặc định khi lập đơn hàng.	Đơn hàng bán, đơn mua, bảng kê thuế
Phần trăm VAT 2	Mức thuế suất thứ hai, dùng cho nhóm hàng áp thuế suất khác.	Đơn hàng bán, đơn mua
Tiền công đoàn	Mức đóng kinh phí công đoàn áp dụng khi tính lương.	Bảng lương
Giảm trừ bản thân (TNCN)	Mức giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế.	Thuế thu nhập cá nhân trên bảng lương
Giảm trừ mỗi người phụ thuộc	Mức giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc đã đăng ký.	Thuế thu nhập cá nhân trên bảng lương
Biểu thuế thu nhập cá nhân lũy tiến	Các bậc thuế và thuế suất tương ứng. Cho phép thêm, bớt và điều chỉnh từng bậc khi chính sách thay đổi.	Thuế thu nhập cá nhân trên bảng lương

Màn hình Cài đặt → Cài đặt chung, khu vực thuế và giảm trừ gia cảnh

Khuyến nghị

Hoàn tất khai báo trước khi phát sinh chứng từ. Thuế suất và mức giảm trừ được áp tại thời điểm lập chứng từ; việc điều chỉnh sau đó không tự động cập nhật cho các chứng từ đã lập.
Cập nhật khi chính sách thay đổi. Mức giảm trừ gia cảnh và biểu thuế thu nhập cá nhân được khai báo theo tham số, khi Nhà nước điều chỉnh chỉ cần sửa tại đây, không cần can thiệp vào phần mềm.
Kiểm tra bằng bản in thử. Sau khi khai báo, in thử một chứng từ để đối chiếu tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và số tài khoản ngân hàng.

Xử lý sự cố thường gặp

Hiện tượng	Nguyên nhân và cách xử lý
Chứng từ in ra không có logo hoặc logo bị vỡ hình	Ảnh tải lên có độ phân giải thấp. Sử dụng ảnh nền trong suốt, chiều rộng tối thiểu 300 pixel.
Đơn hàng mới vẫn áp thuế suất cũ	Trình duyệt đang giữ dữ liệu cũ. Tải lại trang bằng Ctrl + F5 rồi lập lại đơn.
Không truy cập được phân hệ Cấu hình	Tài khoản chưa được cấp quyền. Tham khảo bài Phân quyền tài khoản nhân viên.
Đề nghị thanh toán in ra thiếu số tài khoản ngân hàng	Chưa khai báo tại Cài đặt → Thông tin thanh toán, hoặc khai báo chưa đủ ba chỉ tiêu STK, CTK và Ngân hàng.

Tài liệu liên quan

Lưu bài hướng dẫn này

Tải bản PDF