Hệ thống tài khoản kế toán
Hướng dẫn khai báo và quản lý hệ thống tài khoản theo Thông tư 133, cách mở tài khoản chi tiết và nguyên tắc gán tài khoản cho các đối tượng nghiệp vụ.
Giới thiệu
Hệ thống tài khoản là khung xương của phân hệ kế toán. Mọi bút toán đều ghi vào một cặp tài khoản Nợ và Có, do đó danh mục tài khoản phải được khai báo trước khi phát sinh nghiệp vụ.
MyGara sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 133/2016/TT-BTC dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Xem và khai báo tài khoản
Chọn Kế toán → Báo cáo → Hệ thống tài khoản để xem toàn bộ danh mục dưới dạng cây, hoặc Khai báo → Tài khoản kế toán để thêm và sửa.
| Chỉ tiêu | Nội dung khai báo |
|---|---|
| Mã tài khoản | Số hiệu tài khoản. Tài khoản con lấy mã tài khoản mẹ làm tiền tố, ví dụ 1111 thuộc 111. |
| Tên tài khoản | Tên gọi hiển thị trên sổ sách và báo cáo. |
| Tài khoản mẹ | Vị trí trong cây tài khoản. |
Nguyên tắc mở tài khoản chi tiết
Hệ thống cộng gộp số liệu theo tiền tố mã tài khoản. Khi xem một tài khoản mẹ, số liệu của toàn bộ tài khoản con được cộng vào. Nhờ vậy đơn vị có thể mở chi tiết theo nhu cầu quản trị mà không ảnh hưởng tới báo cáo tài chính.
| Nhu cầu quản trị | Cách mở chi tiết |
|---|---|
| Theo dõi tiền mặt theo từng cơ sở | Mở tài khoản con của 1111 cho từng cơ sở. |
| Theo dõi tiền gửi theo từng ngân hàng | Mở tài khoản con của 1121 cho từng tài khoản ngân hàng. |
| Theo dõi doanh thu theo chi nhánh | Mở tài khoản con của 511 cho từng chi nhánh. |
| Theo dõi chi phí quản lý theo bộ phận | Mở tài khoản con của 642 cho từng bộ phận, có thể chi tiết thêm theo khoản mục chi phí. |
Các tài khoản thường dùng tại gara
| Nhóm | Tài khoản | Nội dung |
|---|---|---|
| Tiền | 111, 112 | Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. |
| Phải thu | 131, 138, 141 | Phải thu khách hàng, phải thu khác, tạm ứng. |
| Hàng tồn kho | 152, 153, 156 | Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa. |
| Tài sản cố định | 211, 214 | Nguyên giá tài sản và hao mòn lũy kế. |
| Chi phí trả trước | 242 | Công cụ dụng cụ và chi phí phân bổ dần. |
| Phải trả | 331, 333, 334, 338 | Phải trả người bán, thuế phải nộp, phải trả người lao động, phải trả khác. |
| Vốn chủ sở hữu | 411, 421 | Vốn góp, lợi nhuận chưa phân phối. |
| Doanh thu | 511, 515, 711 | Doanh thu bán hàng, doanh thu tài chính, thu nhập khác. |
| Chi phí | 632, 635, 642, 811, 821 | Giá vốn, chi phí tài chính, chi phí quản lý kinh doanh, chi phí khác, thuế thu nhập doanh nghiệp. |
| Xác định kết quả | 911 | Tài khoản kết chuyển cuối kỳ. |
Gán tài khoản cho đối tượng nghiệp vụ
Để bút toán được sinh đúng, cần gán tài khoản cho các đối tượng sau:
| Đối tượng | Tài khoản cần gán | Vị trí khai báo |
|---|---|---|
| Loại thu tiền, loại chi tiền | Tài khoản đối ứng khi thu hoặc chi. | Khai báo → Loại thu tiền, Loại chi tiền |
| Tài khoản ngân hàng | Tài khoản tiền gửi tương ứng. | Khai báo → Ngân hàng |
| Đơn hàng bán | Tài khoản doanh thu và tài khoản công nợ. | Trên đơn hàng hoặc theo mặc định của hạng mục. |
Khuyến nghị
-
Giữ nguyên mã tài khoản theo Thông tư 133. Đổi mã làm báo cáo tài chính theo mẫu không tổng hợp đúng chỉ tiêu.
-
Mở chi tiết ở mức vừa đủ. Quá nhiều tài khoản con làm việc hạch toán nặng nề mà không tăng giá trị quản trị.
-
Không xóa tài khoản đã phát sinh bút toán. Sổ sách kỳ trước sẽ mất số liệu tham chiếu.
-
Rà soát tài khoản có số dư bất thường mỗi kỳ. Ví dụ tài khoản tiền dư Có, tài khoản doanh thu dư Nợ, đều là dấu hiệu hạch toán sai.
Xử lý sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân và cách xử lý |
|---|---|
| Báo cáo tài chính thiếu số liệu ở một chỉ tiêu | Tài khoản tương ứng chưa được khai báo, hoặc mã tài khoản không theo chuẩn nên không được nhận diện. |
| Không chọn được tài khoản khi lập phiếu | Tài khoản chưa được khai báo trong danh mục của đơn vị. |
| Số dư tài khoản mẹ khác tổng các tài khoản con | Có bút toán ghi trực tiếp vào tài khoản mẹ. Hệ thống vẫn cộng đúng, nhưng nên chuyển về hạch toán ở tài khoản con cho nhất quán. |