Sổ kế toán
Giới thiệu các sổ kế toán trên MyGara: sổ nhật ký bán hàng, mua hàng, thu tiền, chi tiền, sổ chi tiết bán hàng, mua hàng, sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết các tài khoản.
Giới thiệu
Sổ kế toán là nơi tra cứu chi tiết từng bút toán đã phát sinh. Trong khi báo cáo tài chính trình bày số liệu tổng hợp, sổ kế toán cho phép truy nguyên tới từng chứng từ gốc.
Toàn bộ sổ nằm tại Kế toán → Sổ kế toán, cho phép lọc theo khoảng thời gian và xuất Excel.
Các sổ nhật ký
| Sổ | Nội dung |
|---|---|
| Nhật ký bán hàng | Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong kỳ theo trình tự thời gian. |
| Nhật ký mua hàng | Các nghiệp vụ mua hàng trong kỳ. |
| Nhật ký thu tiền | Toàn bộ phiếu thu, cả tiền mặt và tiền gửi. |
| Nhật ký thu tiền mặt | Riêng phiếu thu tiền mặt. |
| Nhật ký chi tiền | Toàn bộ phiếu chi. |
| Nhật ký chi tiền mặt | Riêng phiếu chi tiền mặt. |
Các sổ nhật ký cũng hiển thị phần tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng, giúp nhìn nhanh cơ cấu thu chi trong kỳ.
Sổ chi tiết bán hàng và mua hàng
Hai sổ này liệt kê từng dòng hạng mục đã bán hoặc đã mua kèm số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế. Đây là căn cứ đối chiếu với hóa đơn và với báo cáo doanh thu.
Sổ quỹ tiền mặt
Trình bày toàn bộ phiếu thu chi tiền mặt theo trình tự thời gian kèm cột tồn quỹ lũy kế sau mỗi giao dịch. Dùng để đối chiếu với tiền thực tế trong két.
Sổ chi tiết các tài khoản
Đây là sổ linh hoạt nhất, tương ứng mẫu S38-DNN. Cho phép chọn bất kỳ tài khoản nào và xem toàn bộ phát sinh của tài khoản đó trong kỳ.
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Ngày hạch toán, Ngày chứng từ | Thời điểm ghi sổ và thời điểm lập chứng từ. |
| Số chứng từ, Số hóa đơn | Số hiệu chứng từ gốc. |
| Diễn giải | Nội dung nghiệp vụ. |
| Tài khoản đối ứng | Tài khoản ghi vế còn lại của bút toán. |
| Phát sinh Nợ, Phát sinh Có | Số tiền ghi vào từng bên. |
| Dư Nợ, Dư Có | Số dư lũy kế sau mỗi bút toán. |
Đặc điểm quan trọng: khi chọn một tài khoản mẹ, sổ tự động gộp toàn bộ tài khoản con. Chọn 156 sẽ bao gồm cả 1561, 1562 nếu đơn vị có mở chi tiết.
Sử dụng sổ để truy nguyên chênh lệch
| Tình huống | Sổ nên dùng |
|---|---|
| Công nợ khách hàng khác báo cáo bán hàng | Sổ chi tiết tài khoản 131, tìm bút toán không xuất phát từ đơn hàng. |
| Giá trị tồn kho khác báo cáo kho | Sổ chi tiết tài khoản hàng tồn kho, đối chiếu với sổ chi tiết vật tư hàng hóa. |
| Tồn quỹ khác thực tế | Sổ quỹ tiền mặt, rà theo từng ngày. |
| Số dư ngân hàng khác sao kê | Sổ tiền gửi và bảng kê số dư theo ngày. |
| Doanh thu khác tờ khai thuế | Sổ chi tiết tài khoản 511 và bảng kê hóa đơn bán ra. |
Khuyến nghị
-
Dùng sổ chi tiết tài khoản làm công cụ đối chiếu chính. Mọi chênh lệch giữa báo cáo vận hành và báo cáo kế toán đều truy được về một bút toán cụ thể trên sổ này.
-
Chú ý phân biệt ngày hạch toán và ngày chứng từ. Sổ sắp xếp theo ngày hạch toán; chứng từ ghi sai ngày hạch toán sẽ rơi nhầm kỳ.
-
Xuất Excel khi cần đối chiếu khối lượng lớn. Thuận tiện cho việc lọc và so sánh với dữ liệu bên ngoài.