Báo cáo lãi lỗ theo đơn hàng
Hướng dẫn đọc báo cáo chi tiết lãi lỗ theo đơn hàng: cách hệ thống xác định doanh thu, giá vốn và lãi gộp của từng đơn, cùng các nguyên nhân làm số liệu sai lệch.
Giới thiệu
Báo cáo lãi lỗ theo đơn hàng cho biết từng đơn mang lại bao nhiêu lãi gộp sau khi trừ giá vốn phụ tùng và vật tư. Đây là công cụ để đánh giá hiệu quả của từng dịch vụ, từng nhóm khách hàng và phát hiện các đơn có biên lợi nhuận bất thường.
Báo cáo nằm tại Bán hàng → Báo cáo → Báo cáo chi tiết lãi lỗ theo đơn.
Cách hệ thống xác định số liệu
| Chỉ tiêu | Nguồn số liệu |
|---|---|
| Doanh thu | Giá trị chưa thuế của các hạng mục trên đơn, sau khi trừ giảm giá và chiết khấu. |
| Giá vốn | Giá vốn bình quân của phụ tùng, vật tư đã xuất kho cho đơn. Với dịch vụ thuần túy, giá vốn bằng không nếu không tiêu hao vật tư. |
| Lãi gộp | Doanh thu trừ giá vốn. |
| Tỷ lệ lãi gộp | Lãi gộp chia doanh thu, tính theo phần trăm. |
Báo cáo phản ánh lãi gộp, chưa trừ chi phí quản lý, chi phí bán hàng, tiền lương và khấu hao. Kết quả kinh doanh cuối cùng xem tại báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong phân hệ kế toán.
Điều kiện để số liệu chính xác
| Điều kiện | Hệ quả nếu không đáp ứng |
|---|---|
| Đơn đã được nghiệm thu | Đơn chưa nghiệm thu không xuất hiện trên báo cáo. |
| Phụ tùng đã được xuất kho theo đơn | Giá vốn bằng không, lãi gộp bị thổi phồng. |
| Hàng nhập kho có đơn giá đúng | Giá vốn bình quân sai dẫn tới lãi gộp sai. |
| Vật tư tiêu hao được ghi nhận | Chi phí vật tư không vào giá vốn, làm lãi gộp cao hơn thực tế. |
Phân tích kết quả
Đơn có tỷ lệ lãi gộp thấp bất thường
Kiểm tra theo thứ tự:
-
Đơn giá có bị sửa thủ công thấp hơn bảng giá hay không.
-
Chỉ tiêu Giảm giá trên đơn có lớn bất thường hay không.
-
Giá vốn phụ tùng có đúng không, đối chiếu với đơn giá nhập gần nhất.
-
Khách hàng có thuộc nhóm được chiết khấu cao hay không.
Đơn có tỷ lệ lãi gộp cao bất thường
Thường là dấu hiệu thiếu ghi nhận chi phí, không phải hiệu quả thực. Kiểm tra xem phụ tùng đã được xuất kho cho đơn chưa và vật tư tiêu hao đã được ghi nhận chưa.
Các báo cáo bổ trợ
| Báo cáo | Góc nhìn bổ sung |
|---|---|
| Tổng hợp bán hàng theo khách hàng | Lãi gộp theo từng khách hàng thay vì từng đơn. |
| Lãi lỗ theo mặt hàng | Hiệu quả của từng sản phẩm, dịch vụ. |
| Đối chiếu kho và sổ kế toán | Kiểm tra giá vốn đã được kết chuyển đúng vào sổ kế toán chưa. |
| Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh | Kết quả sau khi trừ toàn bộ chi phí. |
Khuyến nghị
-
Rà soát báo cáo hằng tuần. Phát hiện sớm các đơn có biên lợi nhuận bất thường để xử lý khi còn nhớ bối cảnh.
-
Bảo đảm quy trình xuất kho được thực hiện đầy đủ. Đây là điều kiện tiên quyết để giá vốn phản ánh đúng.
-
Kiểm soát việc sửa đơn giá thủ công. Nếu thường xuyên phải sửa, nên xem lại bảng giá thay vì để nhân viên tự điều chỉnh trên từng đơn.
Xử lý sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân và cách xử lý |
|---|---|
| Toàn bộ đơn có giá vốn bằng không | Chưa thực hiện quy trình xuất kho theo đơn. Kiểm tra phân hệ kho. |
| Đơn có lãi gộp âm | Đơn giá bán thấp hơn giá vốn, hoặc giá vốn nhập kho bị khai sai. Đối chiếu với đơn mua hàng gần nhất. |
| Đơn không xuất hiện trên báo cáo | Đơn chưa nghiệm thu, hoặc ngày trả nằm ngoài khoảng thời gian đang lọc. |
| Lãi gộp khác với tính toán thủ công | Chiết khấu theo nhóm khách hàng đã được trừ khỏi doanh thu; cần tính cả khoản này khi đối chiếu. |