Nghiệm thu đơn hàng

Hướng dẫn nghiệm thu đơn hàng — thời điểm hệ thống ghi nhận doanh thu, giá vốn và công nợ — cùng danh mục kiểm tra cần thực hiện trước khi chốt đơn.

Giới thiệu

Nghiệm thu là mốc quan trọng nhất trong vòng đời một đơn hàng. Tại thời điểm này, hệ thống đồng thời thực hiện:

Nghiệp vụ phát sinh	Nội dung
Ghi nhận doanh thu	Giá trị đơn hàng được tính vào doanh thu bán hàng của kỳ.
Ghi nhận giá vốn	Giá vốn của phụ tùng và vật tư đã sử dụng được kết chuyển.
Hình thành công nợ	Phần chưa thanh toán trở thành công nợ phải thu của khách hàng.
Ghi nhận hoa hồng	Hoa hồng của nhân viên kinh doanh được tính theo đơn.

Do các số liệu trên đi thẳng vào báo cáo tài chính, việc điều chỉnh sau khi nghiệm thu sẽ ảnh hưởng tới kỳ kế toán đã chốt. Vì vậy cần kiểm tra kỹ trước khi thực hiện.

Danh mục kiểm tra trước khi nghiệm thu

Nội dung kiểm tra	Lý do
Đủ hạng mục dịch vụ và phụ tùng đã thực hiện	Bổ sung sau khi nghiệm thu làm sai lệch doanh thu đã ghi nhận.
Đơn giá đúng theo bảng giá hoặc thỏa thuận	Ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu và công nợ.
Biển số xe trên từng hạng mục	Cơ sở để truy xuất lịch sử dịch vụ theo xe.
Giảm giá và tiền cọc	Quyết định số công nợ còn lại của khách hàng.
Ngày trả và ngày hẹn thanh toán	Ngày trả là mốc hạch toán; ngày hẹn thanh toán là cơ sở tính tuổi nợ.
Nhân viên kinh doanh phụ trách	Cơ sở tính hoa hồng.
Số hóa đơn và ngày hóa đơn nếu đã xuất	Điều kiện để đơn xuất hiện trên bảng kê hóa đơn bán ra và tờ khai thuế.

Thực hiện nghiệm thu

Chọn Bán hàng → Đơn hàng và mở đơn cần nghiệm thu.
Rà soát theo danh mục kiểm tra ở trên.
Chuyển trạng thái sang Nghiệm thu.
Chọn Lưu.

Các đơn đã nghiệm thu được tập hợp tại mục Bán hàng → Nghiệm thu để tiện theo dõi và đối chiếu.

Danh sách đơn hàng đã nghiệm thu

In biên bản bàn giao nghiệm thu

Từ màn hình chi tiết đơn, chọn chức năng in biên bản bàn giao nghiệm thu để xuất chứng từ gửi khách hàng ký xác nhận. Biên bản lấy thông tin đơn vị từ cấu hình hệ thống, thông tin khách hàng và danh sách hạng mục từ đơn hàng.

Nội dung mẫu biên bản được khai báo tại Khai báo → Mẫu văn bản, đơn vị có thể điều chỉnh theo yêu cầu riêng.

Điều chỉnh sau khi nghiệm thu

Tình huống	Cách xử lý
Khách hàng trả lại hàng	Lập phiếu trả hàng bán. Hệ thống ghi giảm doanh thu, giảm công nợ và nhập lại kho.
Giảm giá sau nghiệm thu	Lập chứng từ giảm giá thay vì sửa trực tiếp giá trị đơn đã chốt.
Sai sót phát hiện ngay trong ngày	Chuyển đơn về trạng thái trước đó, chỉnh sửa rồi nghiệm thu lại. Chỉ nên thực hiện khi kỳ kế toán chưa khóa sổ.
Nhập nhầm toàn bộ đơn	Xóa đơn. Đơn được chuyển vào mục Đơn xóa, không tính vào doanh thu và công nợ.

Xử lý sự cố thường gặp

Hiện tượng	Nguyên nhân và cách xử lý
Đơn đã nghiệm thu nhưng không có trong báo cáo doanh thu	Ngày trả của đơn nằm ngoài khoảng thời gian đang lọc trên báo cáo.
Báo cáo lãi lỗ theo đơn không hiển thị giá vốn	Phụ tùng chưa được xuất kho, hoặc hạng mục chưa khai báo giá mua.
Đơn không xuất hiện trên bảng kê hóa đơn bán ra	Đơn chưa khai báo số hóa đơn và ngày hóa đơn. Bảng kê chỉ liệt kê đơn đã có số hóa đơn.
Hoa hồng nhân viên kinh doanh bằng không	Đơn chưa gán nhân viên kinh doanh phụ trách, hoặc chưa khai báo chính sách hoa hồng.

Tài liệu liên quan

Lưu bài hướng dẫn này

Tải bản PDF