Trả hàng bán
Hướng dẫn lập phiếu trả hàng bán khi khách hàng trả lại hàng: chọn đơn gốc, khai báo số lượng và đơn giá trả, nhập lại kho và ghi giảm doanh thu, công nợ.
Giới thiệu
Phiếu trả hàng bán được lập khi khách hàng trả lại hàng đã mua. Nghiệp vụ này đồng thời tác động tới ba nơi:
| Tác động | Nội dung |
|---|---|
| Doanh thu | Ghi giảm doanh thu bán hàng theo giá trị hàng trả lại. |
| Công nợ | Giảm công nợ phải thu của khách hàng tương ứng. |
| Tồn kho | Nhập lại kho số hàng khách trả, nếu phiếu có chọn kho. |
Bước 1 — Truy cập chức năng
Chọn Bán hàng → Trả hàng, sau đó chọn Thêm mới.
Bước 2 — Chọn đơn hàng gốc
Tìm và chọn đơn hàng mà khách hàng đã mua. Hệ thống nạp toàn bộ hạng mục của đơn kèm số lượng và đơn giá đã bán để làm căn cứ đối chiếu.
Việc lập phiếu trả từ đơn gốc bảo đảm hàng trả lại đúng hạng mục đã bán và không vượt quá số lượng đã giao.
Bước 3 — Khai báo hàng trả lại
| Chỉ tiêu | Nội dung khai báo |
|---|---|
| Số lượng trả | Số lượng khách hàng trả lại của từng hạng mục. Có thể trả một phần. |
| Đơn giá trả | Đơn giá dùng để tính giá trị trả lại. Mặc định lấy theo đơn giá đã bán. |
| Giá trị trả lại | Hệ thống tự tính từ số lượng và đơn giá trả. |
| Kho nhập lại | Kho tiếp nhận hàng trả. Khi chọn kho, hệ thống tự lập phiếu nhập kho tương ứng. |
| Lý do trả hàng | Diễn giải phục vụ theo dõi và phân tích nguyên nhân. |
Lưu ý về đơn giá: phiếu nhập kho sinh ra từ phiếu trả hàng sử dụng đúng đơn giá trả đã khai báo. Chỉ khi để trống đơn giá trả, hệ thống mới lấy giá vốn bình quân của hạng mục.
Bước 4 — Lưu phiếu
Kiểm tra tổng giá trị trả lại rồi chọn Lưu. Hệ thống cấp số phiếu trả và tạo liên kết hai chiều giữa phiếu trả hàng và phiếu nhập kho, cho phép mở chứng từ này từ chứng từ kia.
Trường hợp không nhập lại kho
Với hàng hư hỏng không thể bán lại, để trống chỉ tiêu kho. Phiếu vẫn ghi giảm doanh thu và công nợ nhưng không phát sinh nhập kho. Phần tổn thất được xử lý riêng bằng chứng từ kế toán.
Kiểm tra sau khi lập phiếu
| Nội dung kiểm tra | Vị trí |
|---|---|
| Phiếu nhập kho đã được tạo | Kho → Nhập kho, hoặc mở từ liên kết trên phiếu trả hàng. |
| Tồn kho đã tăng đúng số lượng | Kho → Báo cáo tồn kho. |
| Công nợ khách hàng đã giảm | Kế toán → Công nợ → Chi tiết công nợ phải thu khách hàng. |
| Doanh thu đã được ghi giảm | Bán hàng → Báo cáo → Sổ chi tiết bán hàng. |
Khuyến nghị
-
Luôn lập phiếu trả từ đơn hàng gốc. Cách này bảo đảm số lượng trả không vượt số lượng đã bán và giữ được liên kết giữa các chứng từ.
-
Kiểm tra đơn giá trả trước khi lưu. Đơn giá này quyết định cả giá trị ghi giảm doanh thu lẫn giá trị nhập lại kho.
-
Ghi rõ lý do trả hàng. Dữ liệu này phục vụ phân tích chất lượng dịch vụ và làm việc với nhà cung cấp khi lỗi thuộc về phụ tùng.
-
Không sửa trực tiếp đơn hàng đã nghiệm thu để thay cho nghiệp vụ trả hàng. Sửa đơn làm mất dấu vết nghiệp vụ và gây sai lệch số liệu kỳ trước.
Xử lý sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân và cách xử lý |
|---|---|
| Đã chọn kho nhưng hệ thống báo không tạo được phiếu nhập kho | Thông báo nêu rõ nguyên nhân: hạng mục thiếu thông tin sản phẩm, hoặc toàn bộ dòng đều là dịch vụ nên không nhập kho được. Bổ sung thông tin rồi lưu lại. |
| Đơn giá trên phiếu nhập kho khác đơn giá trả | Đơn giá trả đang để trống nên hệ thống lấy giá vốn bình quân. Mở phiếu trả và khai báo đơn giá trả. |
| Sửa phiếu trả nhưng chưa có phiếu nhập kho | Chọn kho rồi lưu lại, hệ thống sẽ tạo bổ sung phiếu nhập kho. |
| Không tìm thấy đơn hàng gốc | Đơn chưa được nghiệm thu, hoặc đang nằm trong mục Đơn xóa. |