Quản lý hợp đồng mua hàng
Hướng dẫn khai báo hợp đồng mua với nhà cung cấp, liên kết hợp đồng với các đơn mua phát sinh và theo dõi giá trị đã thực hiện.
Giới thiệu
Hợp đồng mua hàng được sử dụng khi đơn vị ký thỏa thuận dài hạn với nhà cung cấp, trong đó một hợp đồng phát sinh nhiều đơn mua theo từng đợt giao hàng. Chức năng này giúp theo dõi phần đã thực hiện so với giá trị cam kết và kiểm soát việc thực hiện đúng điều khoản giá.
Với các lần mua lẻ, không cần khai báo hợp đồng; đơn mua là đủ.
Bước 1 — Khai báo hợp đồng
Chọn Kế toán → Hợp đồng mua, sau đó chọn Thêm mới.
| Chỉ tiêu | Nội dung khai báo |
|---|---|
| Nhà cung cấp | Đối tác ký hợp đồng. Thông tin pháp lý lấy từ hồ sơ nhà cung cấp. |
| Số hợp đồng | Số hiệu theo văn bản đã ký. |
| Ngày ký, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc | Thời điểm ký kết và hiệu lực. |
| Giá trị hợp đồng | Tổng giá trị cam kết, cơ sở đối chiếu với phần đã thực hiện. |
| Danh sách hạng mục | Các mặt hàng thuộc phạm vi hợp đồng kèm số lượng và đơn giá đã thỏa thuận. |
| Nội dung, Ghi chú | Điều khoản cần lưu ý: thời hạn thanh toán, chiết khấu theo sản lượng, điều kiện giao hàng. |
Bước 2 — Liên kết đơn mua với hợp đồng
| Cách thực hiện | Thao tác |
|---|---|
| Từ đơn mua | Khi lập đơn mua, chọn hợp đồng tương ứng. |
| Từ hợp đồng | Mở chi tiết hợp đồng, dùng chức năng liên kết để tìm và gắn các đơn mua đã lập. |
Một hợp đồng liên kết được nhiều đơn mua. Có thể gỡ liên kết khi gắn nhầm.
Bước 3 — Theo dõi tiến độ thực hiện
| Chỉ tiêu | Ý nghĩa |
|---|---|
| Giá trị hợp đồng | Giá trị cam kết theo văn bản đã ký. |
| Giá trị đã thực hiện | Tổng giá trị các đơn mua đã liên kết. |
| Giá trị còn lại | Phần chưa thực hiện, cơ sở lập kế hoạch đặt hàng tiếp theo. |
Đối chiếu đơn giá trên đơn mua với đơn giá trong hợp đồng là cách kiểm soát nhà cung cấp thực hiện đúng cam kết về giá.
Khuyến nghị
-
Khai báo đầy đủ đơn giá từng hạng mục trong hợp đồng. Đây là căn cứ đối chiếu khi nhà cung cấp báo giá khác lúc giao hàng.
-
Liên kết đơn mua ngay khi lập. Gắn liên kết muộn dễ bỏ sót và làm sai lệch tiến độ thực hiện.
-
Theo dõi thời hạn hiệu lực. Đơn mua phát sinh sau ngày kết thúc hợp đồng không còn được hưởng điều khoản đã ký.
Xử lý sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân và cách xử lý |
|---|---|
| Không tìm thấy hợp đồng khi lập đơn mua | Hợp đồng chưa được khai báo, hoặc đang thuộc nhóm hợp đồng bán. |
| Giá trị đã thực hiện thấp hơn thực tế | Còn đơn mua chưa được liên kết với hợp đồng. |
| Hợp đồng in ra thiếu thông tin người đại diện | Hồ sơ nhà cung cấp chưa khai báo Người đại diện và Chức vụ. |