Tra cứu mã số thuế và hóa đơn điện tử
Hướng dẫn sử dụng chức năng tra cứu thông tin doanh nghiệp theo mã số thuế và lưu liên kết tra cứu hóa đơn điện tử trên chứng từ.
Giới thiệu
MyGara kết nối với hai nguồn dữ liệu bên ngoài giúp giảm thao tác nhập tay và hạn chế sai sót thông tin pháp lý.
Tra cứu thông tin theo mã số thuế
Khi khai báo khách hàng hoặc nhà cung cấp là doanh nghiệp, chỉ cần nhập mã số thuế và chọn tra cứu. Hệ thống lấy về thông tin đăng ký kinh doanh:
| Thông tin lấy được | Điền vào |
|---|---|
| Tên doanh nghiệp | Chỉ tiêu Tên hóa đơn. |
| Địa chỉ đăng ký | Chỉ tiêu Địa chỉ hóa đơn. |
Lợi ích chính là tên và địa chỉ trên hóa đơn khớp chính xác với đăng ký kinh doanh, tránh trường hợp hóa đơn bị từ chối do sai thông tin.
Khi tra cứu không có kết quả
| Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|
| Mã số thuế nhập sai | Kiểm tra lại từng chữ số. |
| Doanh nghiệp mới thành lập | Dữ liệu chưa cập nhật trên nguồn tra cứu. Nhập thủ công. |
| Khách hàng là cá nhân | Cá nhân không có trong dữ liệu đăng ký doanh nghiệp. Nhập thủ công. |
| Không kết nối được | Nguồn tra cứu tạm gián đoạn. Nhập thủ công, tra lại sau. |
Hóa đơn điện tử
Hệ thống không phát hành hóa đơn điện tử mà lưu thông tin tra cứu của hóa đơn do phần mềm hóa đơn phát hành. Cách làm này giữ được liên kết giữa chứng từ nội bộ và hóa đơn chính thức.
| Chỉ tiêu | Nội dung |
|---|---|
| Ký hiệu hóa đơn | Ký hiệu mẫu số của hóa đơn. |
| Mã tra cứu | Mã do đơn vị phát hành cấp để tra cứu hóa đơn. |
| Đường dẫn tra cứu | Liên kết mở trực tiếp trang tra cứu hóa đơn. |
Ba chỉ tiêu này khai trên đơn hàng bán và đơn mua hàng, sau đó hiển thị trên bảng kê hóa đơn để kế toán và cơ quan thuế tra cứu nhanh.
Khuyến nghị
-
Luôn tra cứu mã số thuế khi khai báo khách hàng doanh nghiệp. Nhanh hơn nhập tay và tránh sai lệch tên, địa chỉ.
-
Lưu mã tra cứu và đường dẫn hóa đơn ngay khi phát hành. Sau này cần tra lại sẽ không phải mở phần mềm hóa đơn.
-
Đối chiếu thông tin tra cứu với hóa đơn thật. Dữ liệu đăng ký kinh doanh có thể chưa cập nhật kịp khi doanh nghiệp đổi tên hoặc địa chỉ.