Báo cáo tồn kho
Hướng dẫn sử dụng các báo cáo tồn kho: tổng hợp nhập xuất tồn, tồn theo nhóm vật tư hàng hóa, xem tồn nhiều kho và sổ chi tiết vật tư hàng hóa.
Giới thiệu
Bộ báo cáo tồn kho trả lời ba câu hỏi thường gặp: hiện còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở kho nào, và trong kỳ đã nhập xuất những gì. Toàn bộ báo cáo cho phép lọc theo khoảng thời gian, theo kho và xuất Excel.
Danh sách báo cáo
| Báo cáo | Nội dung | Sử dụng khi |
|---|---|---|
| Tổng hợp tồn kho | Tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ của từng hạng mục, cả số lượng lẫn giá trị. | Báo cáo chủ đạo, dùng khi khóa sổ và lập báo cáo tài chính. |
| Tồn theo nhóm vật tư hàng hóa | Tổng hợp theo danh mục thay vì từng hạng mục. | Đánh giá cơ cấu hàng tồn. |
| Sổ chi tiết vật tư hàng hóa | Toàn bộ phiếu nhập xuất của một hạng mục theo trình tự thời gian, kèm tồn lũy kế. | Truy nguyên khi tồn kho bất thường. |
| Sổ chuyển kho nội bộ | Lịch sử điều chuyển giữa các kho. | Đối chiếu khi tồn giữa các cơ sở chênh lệch. |
| Đối chiếu kho và kế toán | So sánh giá trị tồn kho với số dư tài khoản hàng tồn kho trên sổ kế toán. | Rà soát trước khi khóa sổ. |
Đọc báo cáo tổng hợp tồn kho
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tồn đầu kỳ | Số lượng và giá trị tại thời điểm bắt đầu kỳ. |
| Nhập trong kỳ | Tổng nhập từ mua hàng, hàng khách trả và chuyển kho đến. |
| Xuất trong kỳ | Tổng xuất cho đơn hàng, trả nhà cung cấp và chuyển kho đi. |
| Tồn cuối kỳ | Tồn đầu kỳ cộng nhập trừ xuất. |
Cột giá trị được tính theo giá vốn bình quân, do đó phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho ghi trên báo cáo tài chính.
Xem tồn kho nhiều kho
Mặc định báo cáo tổng hợp toàn bộ các kho. Sử dụng bộ lọc kho để xem riêng từng kho, phục vụ điều phối hàng giữa các cơ sở.
Khi một cơ sở báo thiếu hàng, kiểm tra tồn tại các kho khác trước khi đặt mua mới.
Dấu hiệu cần rà soát
| Dấu hiệu | Khả năng nguyên nhân |
|---|---|
| Tồn kho âm | Xuất kho trước khi lập phiếu nhập, hoặc nhập nhầm kho. |
| Giá trị tồn không tương xứng số lượng | Đơn giá nhập kho khai sai ở một phiếu nào đó. Kiểm tra sổ chi tiết vật tư hàng hóa. |
| Hạng mục tồn lâu không luân chuyển | Hàng chậm luân chuyển, cần xem xét thanh lý hoặc dừng nhập thêm. |
| Giá trị tồn kho lệch sổ kế toán | Có chứng từ kho chưa được hạch toán. Sử dụng báo cáo đối chiếu kho và kế toán. |
Khuyến nghị
-
Rà soát tồn kho âm hằng tuần. Đây luôn là dấu hiệu của sai sót chứng từ, không phải tình trạng bình thường.
-
Đối chiếu giá trị tồn kho với sổ kế toán mỗi kỳ. Chênh lệch phát hiện sớm dễ truy nguyên hơn nhiều so với để tồn đọng.
-
Theo dõi hàng chậm luân chuyển. Vốn bị đọng trong kho là chi phí ẩn của gara.