Kiểm kê kho
Hướng dẫn tổ chức kiểm kê kho định kỳ: lập phiếu kiểm kê, đối chiếu tồn thực tế với tồn sổ sách và xử lý chênh lệch thừa thiếu.
Giới thiệu
Kiểm kê là việc đếm hàng thực tế trong kho và so sánh với số liệu trên hệ thống. Chênh lệch giữa hai con số phản ánh sai sót trong quá trình ghi chép, thất thoát hoặc hư hỏng chưa được ghi nhận.
Phiếu kiểm kê điều chỉnh tồn kho về đúng số thực tế, đồng thời để lại dấu vết về khoản chênh lệch đã xử lý.
Chuẩn bị trước khi kiểm kê
| Công việc | Lý do |
|---|---|
| Hoàn tất mọi phiếu nhập, xuất, chuyển kho đến thời điểm kiểm kê | Chứng từ còn tồn đọng sẽ tạo ra chênh lệch giả. |
| Xác định thời điểm chốt kiểm kê | Toàn bộ số đếm phải cùng một mốc thời gian. |
| Tạm dừng xuất nhập trong thời gian đếm | Tránh hàng di chuyển giữa lúc đang kiểm. |
| In danh sách tồn kho theo hệ thống | Làm phiếu đếm tại kho. |
Lập phiếu kiểm kê
-
Chọn Kho → Kiểm kê, sau đó chọn Thêm mới.
-
Chọn kho cần kiểm kê. Hệ thống nạp danh sách hạng mục kèm tồn theo sổ sách.
-
Nhập số lượng thực tế đếm được cho từng hạng mục.
-
Hệ thống tự tính chênh lệch giữa thực tế và sổ sách.
-
Ghi rõ nguyên nhân với các khoản chênh lệch đáng kể.
-
Chọn Lưu để điều chỉnh tồn kho về số thực tế.
Xử lý chênh lệch
| Loại chênh lệch | Nguyên nhân thường gặp | Hướng xử lý |
|---|---|---|
| Thiếu so với sổ sách | Xuất dùng chưa lập phiếu, hàng hỏng chưa ghi nhận, thất thoát. | Ghi giảm tồn, hạch toán vào chi phí. Truy nguyên nguyên nhân nếu giá trị lớn. |
| Thừa so với sổ sách | Nhập kho chưa lập phiếu, xuất nhầm rồi trả lại chưa ghi nhận. | Ghi tăng tồn. Rà soát chứng từ mua hàng trong kỳ. |
| Đúng số lượng nhưng sai vị trí kho | Điều chuyển thực tế chưa lập phiếu chuyển kho. | Lập phiếu chuyển kho thay vì điều chỉnh bằng kiểm kê. |
Tần suất kiểm kê khuyến nghị
| Loại hàng | Tần suất |
|---|---|
| Hàng giá trị cao, luân chuyển nhanh | Hằng tháng. |
| Hàng thông thường | Hằng quý. |
| Toàn bộ kho | Cuối năm tài chính, phục vụ lập báo cáo tài chính. |
Khuyến nghị
-
Không dùng kiểm kê để che sai sót chứng từ. Nếu biết rõ nguyên nhân chênh lệch là do quên lập phiếu, hãy lập phiếu đó thay vì điều chỉnh bằng kiểm kê.
-
Ghi rõ nguyên nhân từng khoản chênh lệch đáng kể. Đây là căn cứ giải trình khi kiểm toán hoặc rà soát nội bộ.
-
Bố trí người đếm độc lập với người quản lý kho. Bảo đảm tính khách quan của số liệu kiểm kê.
-
Đối chiếu tồn kho với sổ kế toán sau mỗi lần kiểm kê. Sử dụng báo cáo đối chiếu kho và kế toán.
Xử lý sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân và cách xử lý |
|---|---|
| Chênh lệch lớn ở nhiều hạng mục | Thường do chứng từ chưa được lập đầy đủ. Rà soát lại phiếu nhập xuất trước khi lưu phiếu kiểm kê. |
| Tồn sổ sách hiển thị khác báo cáo tồn kho | Có chứng từ được lập sau thời điểm bắt đầu kiểm kê. Lập lại phiếu kiểm kê để nạp số liệu mới. |
| Sau kiểm kê, giá trị tồn kho lệch sổ kế toán | Bút toán điều chỉnh chênh lệch chưa được hạch toán. Kiểm tra báo cáo đối chiếu kho và kế toán. |