Đối chiếu kho và sổ kế toán
Hướng dẫn sử dụng báo cáo đối chiếu giữa giá trị tồn kho và số dư tài khoản hàng tồn kho trên sổ kế toán, cùng cách truy nguyên khi phát hiện chênh lệch.
Giới thiệu
Giá trị hàng tồn kho được theo dõi ở hai nơi:
| Nguồn số liệu | Cách hình thành |
|---|---|
| Báo cáo tồn kho | Tính từ số lượng tồn nhân với giá vốn bình quân của từng hạng mục. |
| Sổ kế toán | Số dư tài khoản hàng tồn kho, hình thành từ các bút toán do phiếu nhập, xuất sinh ra. |
Trong điều kiện chứng từ đầy đủ, hai con số phải bằng nhau. Chênh lệch là dấu hiệu có chứng từ chưa được hạch toán hoặc bút toán bị điều chỉnh thủ công.
Sử dụng báo cáo đối chiếu
-
Chọn Kho → Đối chiếu kho và kế toán.
-
Chọn kỳ cần đối chiếu.
-
So sánh cột giá trị theo kho và cột số dư theo sổ kế toán.
-
Rà soát các dòng có chênh lệch khác không.
Các nguyên nhân chênh lệch thường gặp
| Nguyên nhân | Cách kiểm tra | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Phiếu kho chưa sinh bút toán | Mở phiếu kho và kiểm tra bút toán tương ứng trên sổ kế toán. | Lưu lại phiếu để hệ thống sinh bút toán. |
| Bút toán hạch toán trực tiếp vào tài khoản kho | Xem sổ chi tiết tài khoản hàng tồn kho, tìm bút toán không xuất phát từ phiếu kho. | Rà soát lại chứng từ nghiệp vụ khác đã lập. |
| Phiếu kiểm kê điều chỉnh tồn nhưng chưa hạch toán chênh lệch | Đối chiếu ngày phát sinh chênh lệch với ngày lập phiếu kiểm kê. | Bổ sung bút toán xử lý thừa thiếu. |
| Sai tài khoản kho khai báo trên hạng mục | Kiểm tra tài khoản kho trong hồ sơ sản phẩm. | Sửa lại khai báo, sau đó lập lại các phiếu liên quan. |
| Chênh lệch do làm tròn giá vốn | Giá trị chênh lệch rất nhỏ, thường dưới vài nghìn đồng. | Có thể chấp nhận, ghi nhận vào chi phí khi khóa sổ. |
Quy trình rà soát khuyến nghị
| Bước | Nội dung |
|---|---|
| 1 | Kiểm tra không còn tồn kho âm trên báo cáo tồn kho. |
| 2 | Bảo đảm mọi phiếu nhập, xuất, chuyển kho trong kỳ đã được lập. |
| 3 | Chạy báo cáo đối chiếu kho và kế toán. |
| 4 | Với dòng có chênh lệch, mở sổ chi tiết vật tư hàng hóa và sổ chi tiết tài khoản kho để so sánh từng chứng từ. |
| 5 | Xử lý chênh lệch, sau đó chạy lại báo cáo để xác nhận đã cân. |
Khuyến nghị
-
Đối chiếu hằng tháng thay vì chờ cuối năm. Chênh lệch phát hiện sau nhiều tháng rất khó truy nguyên vì khối lượng chứng từ lớn.
-
Hạn chế hạch toán trực tiếp vào tài khoản hàng tồn kho. Mọi biến động kho nên xuất phát từ phiếu kho để hai nguồn số liệu luôn đồng bộ.
-
Lưu lại kết quả đối chiếu mỗi kỳ. Phục vụ giải trình khi kiểm toán.
Tài liệu liên quan
Lưu bài hướng dẫn này