Chuyển kho và nâng cấp hàng hóa
Hướng dẫn lập phiếu chuyển kho điều chuyển hàng giữa các kho, phiếu nâng cấp chuyển đổi vật tư thành hạng mục mới, và tra cứu sổ chuyển kho nội bộ.
Giới thiệu
Hai nghiệp vụ trong bài này đều làm thay đổi cơ cấu hàng tồn mà không phát sinh mua bán với bên ngoài:
| Nghiệp vụ | Nội dung | Tổng giá trị tồn |
|---|---|---|
| Chuyển kho | Điều chuyển hàng từ kho này sang kho khác. | Không thay đổi. |
| Nâng cấp | Chuyển đổi hoặc lắp ráp vật tư thành một hạng mục mới. | Không thay đổi, chỉ chuyển từ vật tư sang thành phẩm. |
Chuyển kho
Khi nào sử dụng
-
Điều chuyển phụ tùng giữa các chi nhánh.
-
Cân đối tồn khi một cơ sở thiếu hàng trong khi cơ sở khác dư.
-
Gom hàng về kho trung tâm để kiểm kê.
Cách lập phiếu
-
Chọn Kho → Chuyển kho, sau đó chọn Thêm mới.
-
Chọn kho nguồn và kho đích.
-
Thêm các hạng mục cần chuyển kèm số lượng.
-
Khai báo ngày chứng từ và người thực hiện.
-
Chọn Lưu.
Hệ thống giảm tồn tại kho nguồn và tăng tồn tại kho đích với cùng giá trị, do đó tổng giá trị hàng tồn kho của đơn vị không thay đổi và không phát sinh lãi lỗ.
Tra cứu lịch sử điều chuyển
Chọn Kho → Sổ chuyển kho nội bộ để xem toàn bộ phiếu chuyển trong kỳ, kèm chi tiết từng phiếu. Báo cáo này phục vụ đối chiếu khi tồn kho giữa các cơ sở có chênh lệch.
Nâng cấp hàng hóa
Khi nào sử dụng
Áp dụng khi một hoặc nhiều vật tư được chuyển đổi thành một hạng mục khác, chẳng hạn lắp ráp bộ phụ kiện từ các chi tiết rời, hoặc gia công lazang thành sản phẩm có mã riêng.
Cách lập phiếu
-
Chọn Kho → Nâng cấp, sau đó chọn Thêm mới.
-
Khai báo các hạng mục đầu vào bị tiêu hao kèm số lượng.
-
Khai báo hạng mục đầu ra được tạo thành.
-
Chọn Lưu.
Hệ thống giảm tồn các hạng mục đầu vào và tăng tồn hạng mục đầu ra. Giá trị của hạng mục đầu ra bằng tổng giá vốn của các vật tư đã tiêu hao, nhờ đó giá vốn được bảo toàn qua quá trình chuyển đổi.
Khuyến nghị
-
Lập phiếu chuyển kho ngay khi điều chuyển thực tế. Chậm trễ khiến tồn kho từng cơ sở không phản ánh đúng và dẫn tới xuất kho thiếu tồn.
-
Không dùng cặp phiếu xuất kho và nhập kho để thay cho phiếu chuyển kho. Cách đó làm phát sinh giá vốn không đúng và mất dấu vết điều chuyển.
-
Ghi rõ lý do điều chuyển. Phục vụ rà soát khi tồn kho biến động bất thường giữa các cơ sở.
-
Với nghiệp vụ nâng cấp, khai báo đầy đủ vật tư tiêu hao. Bỏ sót sẽ làm giá vốn của hạng mục đầu ra thấp hơn thực tế.
Xử lý sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân và cách xử lý |
|---|---|
| Không chọn được kho đích | Kho đích trùng với kho nguồn, hoặc kho đang ở trạng thái ngừng hoạt động. |
| Hệ thống báo không đủ tồn tại kho nguồn | Số lượng chuyển lớn hơn tồn thực tế. Kiểm tra báo cáo tồn kho theo từng kho. |
| Tổng giá trị tồn kho thay đổi sau khi chuyển kho | Nghiệp vụ chuyển kho không làm thay đổi tổng giá trị. Nếu có chênh lệch, kiểm tra xem có phiếu xuất hoặc nhập nào được lập nhầm cùng thời điểm hay không. |
| Giá vốn hạng mục đầu ra của phiếu nâng cấp bằng không | Chưa khai báo vật tư đầu vào, hoặc vật tư đầu vào chưa có giá vốn do chưa từng nhập kho. |