Xuất kho
Hướng dẫn lập phiếu xuất kho phụ tùng, vật tư cho đơn hàng bán, xuất trả nhà cung cấp và in phiếu xuất kho theo mẫu 02-VT.
Giới thiệu
Phiếu xuất kho ghi nhận việc hàng rời khỏi kho. Đây là chứng từ quyết định giá vốn của đơn hàng, do đó ảnh hưởng trực tiếp tới lãi gộp trên báo cáo bán hàng.
Các trường hợp phát sinh xuất kho:
| Trường hợp | Cách thực hiện |
|---|---|
| Xuất phụ tùng, vật tư cho đơn hàng bán | Lập phiếu xuất kho và chọn đơn hàng tương ứng. |
| Trả hàng cho nhà cung cấp | Lập phiếu trả hàng mua và chọn kho; hệ thống tự sinh phiếu xuất kho. |
| Xuất dùng nội bộ | Lập phiếu xuất kho không gắn đơn hàng, ghi rõ mục đích trong nội dung. |
| Xuất do hỏng, mất | Xử lý qua phiếu kiểm kê để điều chỉnh tồn theo thực tế. |
Bước 1 — Truy cập chức năng
Chọn Kho → Xuất kho, sau đó chọn Thêm mới.
Bước 2 — Chọn đơn hàng cần xuất
Hệ thống gợi ý các đơn hàng đang cần xuất phụ tùng. Chọn đơn, danh sách hạng mục được nạp sang phiếu xuất kèm số lượng theo đơn.
Việc gắn phiếu xuất với đơn hàng là điều kiện để giá vốn được kết chuyển đúng vào đơn đó. Phiếu xuất không gắn đơn sẽ làm giá vốn của đơn bằng không và lãi gộp bị thổi phồng.
Bước 3 — Khai báo thông tin phiếu
| Chỉ tiêu | Nội dung khai báo |
|---|---|
| Kho xuất | Kho lấy hàng. Phải là kho đang có đủ tồn. |
| Ngày chứng từ | Ngày thực xuất, đồng thời là ngày hạch toán. |
| Người nhận | Người nhận hàng, in trên phiếu xuất kho. |
| Đơn hàng liên quan | Đơn hàng sử dụng số hàng xuất này. |
| Nội dung | Diễn giải mục đích xuất kho. |
Đơn giá xuất do hệ thống tự xác định theo giá vốn bình quân, người dùng không cần nhập.
Bước 4 — Lưu phiếu
Chọn Lưu. Hệ thống giảm tồn kho, kết chuyển giá vốn vào đơn hàng liên quan và sinh bút toán ghi giảm giá trị hàng tồn kho, đối ứng với tài khoản giá vốn hàng bán.
In phiếu xuất kho theo mẫu
Từ màn hình chi tiết phiếu, chọn chức năng in phiếu xuất kho để xuất chứng từ theo mẫu 02-VT, phục vụ lưu hồ sơ và ký nhận với người nhận hàng.
Khuyến nghị
-
Luôn gắn phiếu xuất với đơn hàng. Đây là điều kiện để báo cáo lãi lỗ theo đơn phản ánh đúng giá vốn.
-
Xuất kho trước khi nghiệm thu đơn. Nghiệm thu mà chưa xuất kho sẽ ghi nhận doanh thu không kèm giá vốn, làm sai lệch kết quả kinh doanh trong kỳ.
-
Không xuất kho âm. Nếu hệ thống báo thiếu tồn, kiểm tra lại phiếu nhập đã được lập chưa thay vì bỏ qua cảnh báo.
-
Ghi rõ nội dung với phiếu xuất dùng nội bộ. Phục vụ giải trình khi rà soát chi phí.
Xử lý sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân và cách xử lý |
|---|---|
| Hệ thống báo không đủ tồn kho | Hàng chưa được nhập kho, hoặc đang ở kho khác. Kiểm tra báo cáo tồn kho theo từng kho. |
| Báo cáo lãi lỗ theo đơn không có giá vốn | Phiếu xuất chưa gắn với đơn hàng. Mở phiếu xuất và bổ sung đơn hàng liên quan. |
| Không tìm thấy đơn hàng khi lập phiếu xuất | Đơn đã được xuất đủ, hoặc thuộc chi nhánh khác với kho đang chọn. |
| Giá vốn trên phiếu xuất khác dự kiến | Giá vốn tính theo bình quân của toàn bộ lịch sử nhập, không phải giá của lô nhập gần nhất. |