Bộ báo cáo mua hàng
Giới thiệu các báo cáo mua hàng: sổ chi tiết mua hàng, tổng hợp theo nhà cung cấp, theo mặt hàng và cách sử dụng để kiểm soát giá mua.
Giới thiệu
Bộ báo cáo mua hàng phục vụ hai mục đích chính: đối chiếu chứng từ với nhà cung cấp và kiểm soát giá mua để bảo vệ biên lợi nhuận. Toàn bộ báo cáo cho phép lọc theo khoảng thời gian, chi nhánh và xuất Excel.
Danh sách báo cáo
| Báo cáo | Nội dung | Sử dụng khi |
|---|---|---|
| Sổ chi tiết mua hàng | Liệt kê từng dòng hạng mục đã mua kèm số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế. | Đối chiếu chi tiết với hóa đơn nhà cung cấp. |
| Tổng hợp mua hàng theo nhà cung cấp | Giá trị mua vào của từng nhà cung cấp trong kỳ. | Đánh giá mức độ phụ thuộc, đàm phán chiết khấu. |
| Tổng hợp mua hàng theo mặt hàng | Sản lượng và giá trị mua của từng hạng mục. | Kiểm soát biến động giá mua. |
| Tổng hợp theo mặt hàng và nhà cung cấp | So sánh giá cùng một mặt hàng giữa các nhà cung cấp. | Lựa chọn nguồn cung có giá tốt hơn. |
| Chi tiết công nợ phải trả nhà cung cấp | Phát sinh công nợ theo trình tự thời gian. | Đối chiếu công nợ. |
| Tổng hợp công nợ phải trả nhà cung cấp | Số dư đầu kỳ, phát sinh và số dư cuối kỳ. | Lập báo cáo tài chính. |
Kiểm soát giá mua
Báo cáo tổng hợp theo mặt hàng và nhà cung cấp là công cụ hữu ích nhất trong nhóm này. Cách sử dụng:
-
Chọn khoảng thời gian đủ dài, thường là sáu tháng tới một năm.
-
Rà soát các mặt hàng có giá trị mua lớn.
-
So sánh đơn giá bình quân giữa các nhà cung cấp cho cùng một mặt hàng.
-
Đối chiếu xu hướng giá mua với giá bán để đánh giá biên lợi nhuận còn hợp lý hay không.
Kết quả rà soát là căn cứ để đàm phán lại với nhà cung cấp hoặc điều chỉnh bảng giá bán.
Liên hệ với giá vốn
Đơn giá nhập kho quyết định giá vốn bình quân của hạng mục, từ đó ảnh hưởng tới lãi gộp trên báo cáo bán hàng. Vì vậy sai sót về đơn giá mua sẽ lan sang toàn bộ báo cáo hiệu quả kinh doanh.
Khi phát hiện lãi gộp bất thường trên báo cáo lãi lỗ theo đơn, nên kiểm tra ngược lại đơn giá nhập kho gần nhất của các hạng mục liên quan.
Khuyến nghị
-
Rà soát giá mua định kỳ theo quý. Biến động giá phụ tùng thường diễn ra âm thầm và chỉ lộ ra khi so sánh theo thời gian.
-
Đối chiếu sổ chi tiết mua hàng với hóa đơn nhà cung cấp trước khi thanh toán. Phát hiện sớm chênh lệch về số lượng và đơn giá.
-
Theo dõi mức độ tập trung nhà cung cấp. Phụ thuộc quá lớn vào một nguồn cung là rủi ro cho hoạt động của gara.
Xử lý sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân và cách xử lý |
|---|---|
| Giá trị mua trên báo cáo thấp hơn thực tế | Còn đơn mua chưa lập phiếu nhập kho, hoặc nằm ngoài khoảng thời gian đang lọc. |
| Cùng một mặt hàng xuất hiện nhiều dòng | Hạng mục bị khai báo trùng trong danh mục sản phẩm. |
| Đơn giá bình quân cao bất thường | Có phiếu nhập kho khai sai đơn giá. Đối chiếu với hóa đơn nhà cung cấp. |