Trả hàng mua
Hướng dẫn lập phiếu trả hàng cho nhà cung cấp: chọn đơn mua gốc, khai báo số lượng và đơn giá trả, xuất kho hàng trả và ghi giảm công nợ phải trả.
Giới thiệu
Phiếu trả hàng mua được lập khi đơn vị trả lại hàng cho nhà cung cấp, thường do hàng không đúng quy cách, hư hỏng khi vận chuyển hoặc thừa so với nhu cầu.
| Tác động | Nội dung |
|---|---|
| Tồn kho | Xuất kho số hàng trả lại, nếu phiếu có chọn kho. |
| Công nợ | Giảm công nợ phải trả nhà cung cấp tương ứng. |
| Giá trị mua vào | Ghi giảm giá trị hàng đã mua trong kỳ. |
Lưu ý chiều xuất nhập: trả hàng bán thì nhập lại kho, còn trả hàng mua thì xuất kho, vì hàng đi ra khỏi đơn vị.
Bước 1 — Truy cập chức năng
Chọn Mua hàng → Trả hàng, sau đó chọn Thêm mới.
Bước 2 — Chọn đơn mua gốc
Tìm và chọn đơn mua đã nhận hàng. Hệ thống nạp danh sách hạng mục kèm số lượng và đơn giá đã mua để làm căn cứ đối chiếu, bảo đảm số lượng trả không vượt quá số đã nhận.
Bước 3 — Khai báo hàng trả lại
| Chỉ tiêu | Nội dung khai báo |
|---|---|
| Số lượng trả | Số lượng trả lại của từng hạng mục. Có thể trả một phần. |
| Đơn giá trả | Đơn giá dùng để tính giá trị trả lại, mặc định lấy theo đơn giá đã mua. |
| Kho xuất | Kho xuất hàng trả. Khi chọn kho, hệ thống tự lập phiếu xuất kho tương ứng. |
| Lý do trả hàng | Diễn giải phục vụ làm việc với nhà cung cấp. |
Lưu ý về đơn giá: phiếu xuất kho sinh ra từ phiếu trả hàng sử dụng đúng đơn giá trả đã khai báo. Chỉ khi để trống đơn giá trả, hệ thống mới lấy giá vốn bình quân của hạng mục.
Bước 4 — Lưu phiếu
Kiểm tra tổng giá trị trả lại rồi chọn Lưu. Hệ thống cấp số phiếu và tạo liên kết hai chiều giữa phiếu trả hàng và phiếu xuất kho, cho phép mở chứng từ này từ chứng từ kia.
Kiểm tra sau khi lập phiếu
| Nội dung kiểm tra | Vị trí |
|---|---|
| Phiếu xuất kho đã được tạo | Kho → Xuất kho, hoặc mở từ liên kết trên phiếu trả hàng. |
| Tồn kho đã giảm đúng số lượng | Kho → Tồn kho. |
| Công nợ phải trả đã giảm | Kế toán → Công nợ → Chi tiết công nợ phải trả nhà cung cấp. |
Xử lý hóa đơn điều chỉnh
Khi trả hàng, nhà cung cấp thường xuất hóa đơn điều chỉnh giảm. Cần khai báo thông tin hóa đơn điều chỉnh để bảng kê hóa đơn mua vào và số thuế đầu vào được khấu trừ phản ánh đúng.
Khuyến nghị
-
Luôn lập phiếu trả từ đơn mua gốc. Cách này bảo đảm số lượng trả không vượt số đã nhận và giữ liên kết giữa các chứng từ.
-
Kiểm tra đơn giá trả trước khi lưu. Đơn giá quyết định cả giá trị ghi giảm công nợ lẫn giá trị xuất kho.
-
Đối chiếu với nhà cung cấp ngay sau khi trả hàng. Bảo đảm hai bên thống nhất số lượng, giá trị và hóa đơn điều chỉnh.
Xử lý sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân và cách xử lý |
|---|---|
| Đã chọn kho nhưng hệ thống báo không tạo được phiếu xuất kho | Thông báo nêu rõ nguyên nhân: hạng mục thiếu thông tin sản phẩm, hoặc toàn bộ dòng đều là dịch vụ. Bổ sung thông tin rồi lưu lại. |
| Đơn giá trên phiếu xuất kho khác đơn giá trả | Đơn giá trả đang để trống nên hệ thống lấy giá vốn bình quân. Mở phiếu trả và khai báo đơn giá trả. |
| Sửa phiếu trả nhưng chưa có phiếu xuất kho | Chọn kho rồi lưu lại, hệ thống sẽ tạo bổ sung phiếu xuất kho. |
| Tồn kho âm sau khi trả hàng | Hàng đã được xuất dùng trước khi lập phiếu trả. Kiểm tra lại trình tự chứng từ theo ngày. |