Khai báo kho hàng

Hướng dẫn khai báo danh sách kho và nguyên tắc tổ chức kho trong MyGara, cùng cách hệ thống tính giá vốn xuất kho theo phương pháp bình quân.

Giới thiệu

Kho hàng là nơi tập hợp số lượng và giá trị tồn của phụ tùng, vật tư. Mọi phiếu nhập, xuất, chuyển kho đều gắn với một kho cụ thể, do đó danh sách kho cần được khai báo trước khi phát sinh nghiệp vụ.

Khai báo kho

Chọn Khai báo → Kho hàng, sau đó chọn Thêm mới.

Chỉ tiêu	Nội dung khai báo
Tên kho	Tên gọi phân biệt được trên chứng từ, ví dụ Kho phụ tùng Dương Khuê.
Địa chỉ	Vị trí thực tế của kho.
Thứ tự	Vị trí hiển thị trong danh sách lựa chọn.
Trạng thái hoạt động	Kho ngừng sử dụng thì tắt trạng thái thay vì xóa, để giữ lịch sử chứng từ.

Danh sách kho hàng

Nguyên tắc tổ chức kho

Mô hình	Phù hợp với	Lưu ý
Một kho duy nhất	Gara một cơ sở, quy mô nhỏ.	Đơn giản nhất, ít thao tác chọn kho.
Mỗi chi nhánh một kho	Gara nhiều cơ sở.	Cần dùng phiếu chuyển kho khi điều chuyển hàng giữa các cơ sở.
Tách kho theo loại hàng	Đơn vị có nhóm hàng đặc thù cần quản lý riêng.	Tăng số lượng thao tác; chỉ nên áp dụng khi thực sự cần thiết.

Khuyến nghị bắt đầu bằng mô hình đơn giản nhất phù hợp với thực tế, mở rộng khi có nhu cầu rõ ràng.

Cách hệ thống tính giá vốn

MyGara tính giá vốn xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá vốn của một hạng mục bằng tổng giá trị đã nhập chia cho tổng số lượng đã nhập.

Hệ quả cần lưu ý:

Đơn giá trên phiếu nhập kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn của mọi lần xuất sau đó.
Nhập kho sai đơn giá sẽ làm sai lệch lãi gộp trên báo cáo bán hàng.
Giá vốn được tính chung cho hạng mục, không tách theo từng kho.

Các loại phiếu kho

Loại phiếu	Tác động tới tồn	Áp dụng khi
Nhập kho	Tăng	Nhận hàng từ nhà cung cấp, nhận lại hàng khách trả.
Xuất kho	Giảm	Xuất phụ tùng cho đơn hàng, trả hàng cho nhà cung cấp.
Chuyển kho	Giảm kho nguồn, tăng kho đích	Điều chuyển hàng giữa các kho, không thay đổi tổng tồn.
Kiểm kê	Điều chỉnh theo số thực tế	Cân đối tồn sổ sách với tồn thực tế.
Nâng cấp	Giảm vật tư đầu vào, tăng thành phẩm	Chuyển đổi hoặc lắp ráp từ vật tư thành hạng mục mới.

Khuyến nghị

Đặt tên kho gắn với chi nhánh. Trên chứng từ chỉ hiển thị tên kho, tên rõ ràng giúp tránh chọn nhầm.
Không xóa kho đã phát sinh chứng từ. Tắt trạng thái hoạt động để giữ lịch sử.
Nhập tồn đầu kỳ trước khi bắt đầu vận hành. Sử dụng phiếu nhập kho với đơn giá đúng để giá vốn bình quân ngay từ đầu đã chính xác.