Tra cứu mã số thuế và hóa đơn điện tử

Hướng dẫn sử dụng chức năng tra cứu thông tin doanh nghiệp theo mã số thuế và lưu liên kết tra cứu hóa đơn điện tử trên chứng từ.

Giới thiệu

MyGara kết nối với hai nguồn dữ liệu bên ngoài giúp giảm thao tác nhập tay và hạn chế sai sót thông tin pháp lý.

Tra cứu thông tin theo mã số thuế

Khi khai báo khách hàng hoặc nhà cung cấp là doanh nghiệp, chỉ cần nhập mã số thuế và chọn tra cứu. Hệ thống lấy về thông tin đăng ký kinh doanh:

Thông tin lấy được	Điền vào
Tên doanh nghiệp	Chỉ tiêu Tên hóa đơn.
Địa chỉ đăng ký	Chỉ tiêu Địa chỉ hóa đơn.

Tra cứu thông tin doanh nghiệp theo mã số thuế

Lợi ích chính là tên và địa chỉ trên hóa đơn khớp chính xác với đăng ký kinh doanh, tránh trường hợp hóa đơn bị từ chối do sai thông tin.

Khi tra cứu không có kết quả

Nguyên nhân	Cách xử lý
Mã số thuế nhập sai	Kiểm tra lại từng chữ số.
Doanh nghiệp mới thành lập	Dữ liệu chưa cập nhật trên nguồn tra cứu. Nhập thủ công.
Khách hàng là cá nhân	Cá nhân không có trong dữ liệu đăng ký doanh nghiệp. Nhập thủ công.
Không kết nối được	Nguồn tra cứu tạm gián đoạn. Nhập thủ công, tra lại sau.

Hóa đơn điện tử

Hệ thống không phát hành hóa đơn điện tử mà lưu thông tin tra cứu của hóa đơn do phần mềm hóa đơn phát hành. Cách làm này giữ được liên kết giữa chứng từ nội bộ và hóa đơn chính thức.

Chỉ tiêu	Nội dung
Ký hiệu hóa đơn	Ký hiệu mẫu số của hóa đơn.
Mã tra cứu	Mã do đơn vị phát hành cấp để tra cứu hóa đơn.
Đường dẫn tra cứu	Liên kết mở trực tiếp trang tra cứu hóa đơn.

Ba chỉ tiêu này khai trên đơn hàng bán và đơn mua hàng, sau đó hiển thị trên bảng kê hóa đơn để kế toán và cơ quan thuế tra cứu nhanh.

Khuyến nghị

Luôn tra cứu mã số thuế khi khai báo khách hàng doanh nghiệp. Nhanh hơn nhập tay và tránh sai lệch tên, địa chỉ.
Lưu mã tra cứu và đường dẫn hóa đơn ngay khi phát hành. Sau này cần tra lại sẽ không phải mở phần mềm hóa đơn.
Đối chiếu thông tin tra cứu với hóa đơn thật. Dữ liệu đăng ký kinh doanh có thể chưa cập nhật kịp khi doanh nghiệp đổi tên hoặc địa chỉ.